BM Software, Němčičky 84, 69107 Němčičky u Břeclavi
Vývoj, výroba, prodej a montá docházkových a identifikačních systémů
Tel: 519 430 765, Mobil: 608 447 546
e-mail: bmsoft@seznam.cz
Docházka 3000 – Absence a přeruení
Tato příručka navazuje na administrátorskou příručku a obsahuje podrobnějí vysvětlení práce s celodenními absencemi a krátkodobými přerueními v systému Docházka 3000. Zejména se jedná o podrobnějí informace k dovoleným včetně půldnů, nastavování ročních limitů a meziročních převodů. Dále upřesňující informace ke sluebním cestám a nemocem.
Docházka rozliuje 2 typy nepřítomností:
Celodenní absence – pracovník tento den vůbec na pracoviti nebyl
Krátkodobá přeruení - pracovník byl na pracoviti jen část pracovní doby
Krátkodobá přeruení někdy označovaná i jako „krátkodobé absence“ či jen „přeruení“ tedy vyjadřují situaci, kdy pracovník nemá absenci celý den, ale část dne i pracuje na pracoviti. Take si můe docházku načipovat na terminálu. Kdeto v případě celodenní absence nebyl pracovník na pracoviti ani minutu a nemá tedy monost na terminálu nic čipovat. U celodenních absencí tedy nejsou v docházce na tento den načipované vůbec ádné příchody ani odchody, kdeto u krátkodobých přeruení načipovány jsou.
Ukázka výpisu kontrolního listu z prohlíení docházky (menu Zaměstnanci / Prohlíení docházky) se dvěma dny celodenní absence Dovolená , a třemi krátkodobými přerueními:
Důleité je si u krátkodobých přeruení uvědomit, e doba mezi příchodem a odchodem je doba práce na pracoviti. Doba samotného přeruení je mimo tento interval.
Na příkladu výe je vidět to, e u celodenní absence nejsou ádné časy příchodů a odchodů. Dovolená je prostě na celý den a a v kategoriích je nastaveno fondem dovolené, kolik hodin má být započteno do uznané pracovní doby. Dovolenou měl tedy pracovník na ukázce výe v pondělí a úterý.
Ve středu pracoval na pracoviti od 7:00 do 10:00 a kód 3 u odchodu říká, e odeel na sluební cestu. Tento den se ji do práce nevrátil, take program počítá sluební cestu a do konce abs. 3 nastaveného v kategoriích. Je zde tedy vidět, e pokud se ze sl. cesty ji na pracovitě nevrací, není konec přeruení vůbec vyznačen.
Ve čtvrtek po celý den pracoval, pouze v poledne si odeel na oběd (kód přeruení 7). Je tedy vyznačen jak začátek přeruení ve 12:10 u odchodu, tak konec přeruení ve 12:35 u následujícího příchodu.
V pátek je naopak uvedena situace, kdy pracovník el z domu k lékaři a do práce přiel a v 11 hodin. Zde není vyznačen začátek přeruení, take program se podívá do kategorií na čas poloku Začátek u absence 6 v pátek.
Je tedy velmi důleité uvědomit si základní fungování přeruení a absencí. U celodenních absencí se nevyznačují ádné příchody a odchody. U krátkodobých přeruení kód u příchodu říká, na jakém přeruení byl zaměstnanec předtím, ne přiel na pracovitě. U odchodu kód přeruení říká, na jaké přeruení odeel. Kdeto čas mezi příchodem a odchodem je vdy práce na pracoviti.
Celý systém tedy funguje z pohledu monosti či nemonosti čipování na terminálu. Proto u celodenních absencí ani nemohou být uvedeny ádné příchody či odchody. Při celodenní absenci se prostě na pracovitě tento den vůbec nedostane a tedy nemůe nic čipovat. Stejně tak kdy odejde na přeruení, ze kterého se ji do práce tento den navrací, nemůe být konec ani v docházce vyznačen a program musí pouít čas konce zadaný pro toto přeruení na tento den týdne v kategoriích. Například při čerpání půldne dovolené bude v docházce jen toto:
Tedy doba od 7 do 11 je práce na pracoviti a kód 1 u odchodu říká, e pracovník odeel na přeruení Dovolená, čím je u absence 1 vdy mylen půlden. Pracovník si konec dovolené ji vyznačit nemůe, respektive musel by pak v 15 hodin jetě přijít k terminálu, co samozřejmě dělat nebude. Do kdy se má přeruení uznávat je tedy nastaveno v kategoriích pomocí poloky Konec a v tomto případě jetě v součinnosti s polokou Max.délka.
Z
de
je tedy vidět nastavení pro kód 1 – Dovolenou. Ve středu je
Konec nastaven na 16:00, take by se standardně uznávalo 5
hodin (od 11, kdy na dovolenou odeel a do 16). Ale díky nastavení
maximální délky na 4 hodiny se započte o hodinu méně. A protoe
pracovník na pracoviti odpracoval 4 hodiny (od 7 do 11) a dovolená
mu uznala dalí 4 hodiny, má celkovou uznanou dobu na výpise uvedenou
8:00 hodin a nemusí tedy nic napracovávat. Tímto způsobem fungují i
vechny ostatní absence a přeruení – logika výpočtu je vdy
stejná. Poloky Začátek a Konec určují interval, kdy je
čerpání krátkodobého přeruení uznáváno do odpracované doby. Pokud
uznaná délka čerpání překročí nastavení v poloce „Maximální
délka“, je zkrácena na její hodnotu.
Poloka Fond určuje uznanou dobu v případě absence celodenní a u ní se jetě zohledňuje nastavení pro uplatňování přestávek.
Pokud má pracovník kód absence vyznačený u prvního příchodu, započítává jí program od zde nastaveného Začátku. Pokud je kód uvedený u posledního odchodu, uznává se do nastaveného Konce.
Výe tedy bylo uvedeno základní shrnutí fungování přeruení a absencí, které je uvedeno i v administrátorské příručce. Dále ji budou probrána specifika některých významnějích kódů:
1 – Dovolená:
Jak čipovat dovolenou ji bylo uvedeno výe. A to jak celodenní, tak půldny. Samozřejmě můe zaměstnanec čerpat půlden dovolené i před příchodem na pracovitě. Pak je tento v docházce čipnutý u příchodu a to například následovně:
Opět zde není ádný čas začátku a program pouije jeho nastavení z kategorií. Co je v tomto případě 7:00, kdy je výsledných 5 hodin opět oříznuto na 4 maximální délkou. Ta by měla odpovídat polovině denního fondu nastaveného v kategorii v horní zelené tabulce základních parametrů:
Půlden dovolené můe být na konkrétní den čipnutý pouze jeden. Kód 1 by měl tedy být pouze u jednoho příchodu či odchodu. Pokud je na konkrétní den načipováno víc kódů 1, odečte program stejně pouze jeden půlden z ročního nároku dovolené. Tato situace se můe vyskytnout např. v tomto případě:
Pracovník tedy přiel v 7 normálně do práce. Po dvou hodinách si potřeboval něco soukromě zařídit. Protoe nechtěl dobu nepřítomnosti napracovávat, rozhodl se pro čerpání půldne dovolené a u odchodu v 9:10 zadal kód 1. Před 13. hodinou se pak vrátil na pracovitě a pracoval a do konce směny. Takto správně označil čerpání půldne dovolené v průběhu pracovní směny.
Na výpise kontrolního listu docházky v menu Zaměstnanci / Prohlíení docházky je ve spodní části tabulka (pokud zatrhnete ve výběrových podmínkách poloku Dovolené) ukazující stav nároku, čerpání a zůstatku dovolených. Viz ukázka výpisu zde:
Je
zde vidět, kolik dnů loňské nevyčerpané dovolená bylo do letoního
roku převedeno, jaký je letoní nárok a součet s převodem. Dále
kolik dnů ji bylo vyčerpáno a kolik tedy jetě zbývá. Od
verze 7.63 se informace v tabulce stavu dovolených zobrazují
jak ve dnech, tak v hodinách (viz dole poznámky k verzi
7.63) a je od verze 7.74 je doplněn sloupeček Krácení
- viz dole poznámky k verzi 7.74).
Po kliknutí na
zvýrazněný text Čerpáno je moné rychle dohledat, na které dny
byla dovolená ji nahraná.
Na výe uvedených příklad je vidět, e pokud pracovník čerpá půlden dovolené, tak i kdy celková délka uznané pracovní doby překročila 6 hodin, nebyla odečtena ádná přestávka v práci. Toto chování lze změnit a řídí se nastavením poloky „Odečíst automaticky vloenou přestávku při půldnu dovolené“ v nastavení firmy – v menu Firma / Editace údajů. Ta je ve výchozím stavu po instalaci vypnutá a přestávka by se tedy uplatnila.
Dále je pro správné odečítání půldnů dovolené z ročního nároku potřeba ve stejném místě nastavení firmy zapnout poloku Povolit "půldny" dovolené. Jinak by toti nedocházelo k jejich odčítání z nároků.
Samotné nároky a roční převody spravuje administrátor v menu Ostatní / Dovolené. V horní tabulce je moné obě hodnoty upravovat ručně. To vyuijete jednak na začátku uívání docházkového systému, ale i později, kdy například přibíráte nového pracovníka a potřebujete mu dovolenou nastavit.
Kliknutím na číslo v poloce Čerpáno je moné opět vypsat dny s načipovanou dovolenou.
Ve
spodnějích částech tohoto menu jsou mimo jiné volby pro meziroční
převody. Podrobnějí vysvětlení je dostupné přes ikonu modrého
otazníku vpravo dole
Důleité je, e pokud spoutíte převod jetě na konci roku do roku následujícího (např. 30.12.), ujistěte se, e vichni ji mají nahranou dovolenou na celý tento rok (tedy i včetně Silvestra). Pokud toti spustíte převod a následně v dovolených jetě něco upravíte, nepromítne se úprava do převedených údajů pro následující rok. Program administrátora na blíící se nutnost sputění převodu upozorňuje celý prosinec. Pokud ale převod do konce roku nestihnete, je moné pouít tlačítko „Převod nevyčerpané dovolené z loňska“ a tak můete meziroční převody spustit a v lednu. Po kliknutí na tlačítko je zobrazeno, co bude komu převedeno a tak máte stále jetě monost kontroly a oprav dovolené ve starém roce, ne převod potvrdíte.
Samozřejmě je moné místo tlačítek k převodu ručně přepsat celou výe uvedenou tabulku. Ta ale zobrazuje vdy údaje za rok, který je aktuální právě nyní, take loňské údaje v ní po změně roku nedohledáte. Proto je určitě vhodnějí pouití převodních modulů.
A pokud přesto uděláte chybu, je moné vechny kroky postupně odvolávat a vracet se do předchozích stavů pomocí tlačítka Archiv dat dovolené.
Díky tomu, e lze odvolat i samotné obnovení z archivu, dokáete se vdy dostat v historii zpět před jakoukoli chybně provedenou akci v modulu dovolených. Kliknutím na ikonu lupy navíc předem zjistíte jaká data tento konkrétní záznam obsahuje a jetě před aktivací dat z archivu tak víte, jaký stav dovolené bude obnoven.
Dovolená v hodinách:
Od verze 7.64 program při prohlíení měsíčního výpisu docházky (např. v menu Zaměstnanci / Prohlíení docházky“ ) zobrazuje ve spodní části výpisu v sumáři čerpání dovolené informaci o celkovém nároku, čerpání a zůstatku dovolené jak ve dnech, tak nově i v hodinách (viz ipka na níe uvedeném obrázku), a to pokud je v menu „Firma / Editace údajů“ zapnutá poloka "Na výpise v prohlíení docházky zobrazovat sumář dovolené i v hodinách" a pracovník v zobrazeném roce ji nějakou dovolenou čerpal.
Informace o hodinách se načítá asynchronně a doplní se tedy do tabulky se zpoděním, protoe musí proběhnout podrobný výpočet čerpání absence za celý rok. Co můe na pomalejím PC trvat i několik vteřin (dle rychlosti docházkového serveru). Nezobrazuje se, pokud je čerpání ve dnech nulové.
Údaj o čerpání je počítán dle uznané doby, tedy nikoli prostým vynásobením denního údaje délkou fondu, ale s přesností na minuty u přeruení. Take kdy je uznávání dovolené nastaveno například do 16:00 hodin a pracovník si čipne odchod na dovolenou ve 12:05, je do čerpaných dní sice započten půlden (0,5 dne), ale do čerpaných hodin přesný čas, tedy 3:55.
Nárok je počítán dle novely zákoníku práce, tedy počtem dní dovolené násobený běným denním fondem pracovní doby. Například zaměstnanec, který má nárok na 4 týdny dovolené (20 dní) a 8 hodinový fond (40 hodin týdně), má dle výpočtu roční nárok dovolené 160 hodin. Denní fond program zjistí z přidělené kategorie součtem fondu (zelená tabulka základních parametrů) a roční nárok v počtu dnů z modulu Ostatní / Dovolené (součet nároku a převodu). Celkový nárok v hodinách se tedy počítá následovně:
dovolená v hodinách = (týdenní fond / počet dní s fondem) * počet dní dovolené
Na výe uvedeném příkladě v obrázku se tedy 180 hodin dovolené vypočítalo tak, e program z hlavní kategorie zaměstnance zjistil, e má v základních parametrech nastavený celkový týdenní fond na 40 hodin a to na 5 dní (pondělí a pátek po 8 hodinách). Z převodů dovolených zjistil, e letoní nárok je 20 dní plus 2,5 dne dovolené převedené z předchozího roku, celkem tedy 22,5 dne. Výpočet tedy byl: ( 40 / 5 ) * 22,5 = 180
Takzvaná hlavní kategorie, podle které program zjiuje průměrný fond pro převod nároku dovolená na hodiny, je v tabulce zobrazena pod počtem dní letoního nároku na dovolenou (na obrázku výe kat.1) . U běné jednosměnné pracovní doby je to ta kategorie, kterou má zaměstnanec zadanou v menu Zaměstnanci / Editace údajů v poloce Kategorie. V případě zaměstnanců pracujících na směny se hlavní kategorie určí dle typu nastavení směnného provozu takto:
A) U pracovníků s nastavenou plovoucí kategorií je hlavní kategorie ta, která je v menu Kategorie / Plovoucí kategorie nastavena v poloce Hlavní kategorie.
B) Pro pracovníky s osobním rozpisem směn lze hlavní kategorii opět dohledat v menu Kategorie / Plovoucí kategorie ve stejné poloce pro plovoucí kategorii její číslo odpovídá osobnímu číslu pracovníka s přičtenou hodnotou 100000. Jedná se o kategorii, kterou měl zaměstnanec přidělenou před tím, ne u něj byl sputěn převod na osobní rozpis směn.
C) Zaměstnanci, kteří pouívají Automatickou kategorii, tedy přidělování směny dle času prvního čipnutého příchodu, se hlavní kategorie nastavuje podle oddělení do něj zaměstnanec patří v menu Kategorie / Automatické kategorie a to v části Definice výchozí kategorie pro nepřítomnosti. Není-li zde pro oddělení zaměstnance vloený ádný záznam, pouijí se pro výpočet průměrného fondu hodnoty v kategorii 1.
D) V ostatních případech se jako hlavní kategorie pouije ta s číslem 1. Tedy například pokud máte pro některé pracovníky povoleno započítávání čisté práce bez fondů a přesčasů.
Blií informace k nastavení směn naleznete v příručce v menu Firma / Návody PDF / Nastavení směn
Na pomalém docházkovém serveru lze zobrazení čerpání v hodinách vypnut v menu „Firma / Editace údajů“ deaktivací poloky „Na výpise v prohlíení docházky zobrazovat sumář dovolené i v hodinách.“
Krácení dovolené:
Od verze 7.74 byl program doplněn a evidenci krácení dní dovolené při dlouhodobé absenci neposuzované jako výkon práce. Tedy například dlouhodobé nemoci přesahující 100 prac. dní, kdy se nárok na dovolenou krátí o 1/12 a stejně tak za kadých dalích 21 prac. dní. Přesněji je ve popsáno přímo v zákoníku práce v paragrafu 223. Dny krácení můete doplnit buď ručně v menu "Ostatní / Dovolené" do nové poloky "Krácení".
Krácení dovolené vak umí program vypočítat i sám, take
nemusíte dělat sloité ruční počítání náchylné k chybám ani ruční
aktualizace poloky "Krácení". Stačí spustit novou
kontrolní sestavu nazvanou "Krácení dovolené",
kterou nově najdete v menu "Ostatní / Kontrola" ve
spodní části.
Vyberete pracovníky (např. i vechny) a období ke kontrole.
Upravit lze i parametry pro krácení, například které kódy absencí se
mají kontrolovat (předvybraná je nemoc), délka absence, poměr
krácení, minimální nekratitelný zůstatek dovolené atd.
Standardní nastavení dle zákoníku je krácení o 1/12 ročního nároku dovolené při délce absence 100 a více pracovních dní, o dalí 1/12 za kadých dalích 21 pracovních dní a minimální nekratitelný zůstatek dovolené je 2 týdny. Ve lze ale přenastavit, kdyby dolo aktualizací zákoníku práce k úpravě parametrů.
Zkoumaný interval období můete také nastavit, ale předvoleno je krácení za aktuální rok, take pak stačí kliknout na tlačítko "Celý tento rok" a výpočet se spustí. Případně pokud na začátku roku potřebujete kontrolovat rok loňský, protoe jste to před koncem roku nestihli, stačí kliknout na tlačítko "Minulý rok".
Pokud absence začala v předchozím roce nebo pokračuje do následujícího, program s tím počítá a dívá se na její délku od jejího skutečného začátku do konce, take je ve vypočteno správně i kdy absence přechází mezi roky.
Program pak vypočítá krácení pro jednotlivé zaměstnance dle jejich výběru a pokud jste v zadávacích podmínkách sestavy zatrhli volbu "Vypočtené krácení zapsat do databáze nároků dovolených", přepíe i poloku "Krácení" v tabulce nároků dovolených, take to nemusíte doplňovat ručně. Původní údaje lze stále dohledat a případně obnovit v archivu dat dovolené. Pokud volbu pro zápis nezatrhnete, slouí sputění sestavy jen jako informační podklad k prohlédnutí či tisku a neprovádí změny v databázi dovolených.
Toto krácení se pak odečte od součtu letoního nároku s převodem z loňska a výsledek je pak celkovým letoním nárokem dovolené, kterou lze čerpat. Krácení můete průběně během roku aktualizovat a letoní nárok se podle toho dopočítává, take při průběném čerpání dovolené je zůstatek stále správně aktualizovaný. Ve se pak zobrazuje i na sestavách výpisu docházky v prohlíení docházky, v editaci docházky, výkazu atd.
Od verze programu 7.91 ji samotné sestavy v menu „Ostatní / Dovolené“ a také „Převod nevyčerpané dovolené z loňska“ obsahují sloupeček s návrhem krácení a tak stačí při ukládání dole zatrhnout volbu „Zapsat i navrhovaná krácení“ a program zohlední krácení dovolené při dlouhodobé nemoci bez nutnosti vstupovat do menu „Ostatní / Kontrola“. Tam je ale přec jen více moností nastavení ne jen výchozí dle ZP.
Vekeré změny v databázi dovolených lze v případě chyby vrátit zpět pomocí menu „Ostatní / Dovolené / Archiv dat dovolené“. Zde je zobrazena i monost vrátit se do stavu před ruční úpravou krácení nebo před automatickým sputěním krácení dovolené v menu Ostatní / Sestavy.
Take například pokud si krácení dovolené doplňujete ručně a pak omylem spustíte automatickou sestavu se zápisem do databáze, čím si původní ručně vkládané údaje přepíete, není ádný problém vrátit systém do původního stavu před přepsáním údajů a automatickou sestavu pouít znovu, ale tentokrát jen pro výpis bez zatrení volby pro uloení vypočtených dat do databáze.
2 – Nemoc:
Kód absence 2 je určen pro čipování nemocí. Nemoc by měla být vdy zadávána jen jako celodenní absence. Samotná docházka se sice nebrání jejímu čipování i jako krátkodobého přeruení, ale problém pak můe nastat s vyhodnocením takto načipovaných nemocí při přenosu do mzdových programů, Pokud tedy pracovník v průběhu pracovního dne odejde k lékaři a ten jej následně uzná práce neschopným, můe být tento započatý den být načipovaný jako absence 6 – návtěva lékaře. Záleí jak lékař vypíe neschopenku (Rozhodnutí o DPN).
Obdobně kdy jde po nemoci jetě na kontrolu a po kontrole ten stejný den ji nastoupí na pracovitě. Ukázka:
Na výe uvedeném výpise je rovně vidět, e nemoci je na rozdíl od větiny ostatních absencí potřeba nahrávat i na víkendy a případné dny svátků v celém intervalu trvání pracovní neschopnosti. A to z důvodu správného vyhodnocení proplacených a neproplácených dnů nemocenské, které se následně projeví nejen ve výsledovce a dalích souhrnných sestavách, ale i při exportu dat do mzdových systémů.
V menu „Firma / Editace údajů“ se proplácené intervaly nastavují polokou „Nemoc (abs.2) proplácena od __4__ prac. dne do __14_ kal. dne.“ A od verze programu 7.82 lze navíc nastavit, zda se má pro část proplácenou zaměstnavatelem počítat podle dnů kalendářních nebo podle dnů pracovních.
Doporučené nastavení je samozřejmě na dny pracovní, aby bylo v souladu se zákoníkem práce. Take správné nastavení např. pro rok 2018 je: "Nemoc proplácena od 4 pracovního dne do 14 kalendářního dne (včetně)".
Tímto nastavením se první tři pracovní dny neproplácí vůbec a od 4. pracovního dne do 14 kalendářního dne proplácí nemocenskou za pracovní dny zaměstnavatel. Pokud nastavení přepnete na dny kalendářní, bude zaměstnancům proplácena nemocenská i za dny, kdy nemají nastavený fond pracovní doby (nemají směnu, např. víkendy). Vyhodnocení se provádí jako doposud v sestavě výsledovka, kde program v odpovídajících polokách záhlaví tabulky uvádí, zda je nastaveno počítání podle dní kalendářních nebo pracovních.
Take pokud by například v prosinci 2018 měl zaměstnanec celý měsíc nemoc (která začala 1.12. a má jí nahranou samozřejmě správně včetně víkendů a svátků), vyhodnotí pří nastavení na pracovní dny výsledovka k proplacení 7 pracovních dní, 3 dny bez platby a 17 dní placených z nemocenského pojitění. Kdyby byla poloka nastavena na dny kalendářní, tak při stejně nahrané nemoci ve stejném měsíci by zaměstnavatel proplácel 11 dní (kalendářních) a nikoli 7 dní (pracovních). Ostatní údaje by v tomto měsíci zůstaly stejné.
Na následujícím obrázku je ukázka vyhodnocení nemoci na pracovní dny ve výsledovce pro uváděný příklad pracovní neschopnosti pro celý měsíc prosinec roku 2018 pro pracovníka s pracovními dny pondělí a pátek.
Takto se výsledovka zobrazí při nastavení vyhodnocení nemocenské na dny pracovní. Pokud by v konfiguraci firmy bylo nastaveno vyhodnocení dní kalendářních, zobrazila by výsledovka tuto sestavu:
Prostřední dvě poloky by se vyhodnocovaly podle dní kalendářních (změní se i popis) a obě se pak počítají jiným algoritmem. Nastavení má samozřejmě vliv i na ostatní sestavy jako je výkaz, přehledka, exporty a podobně. Tedy na sestavy, které obsahují podrobné vyhodnocení nemocenské.
Program při počítání dní zohledňuje i případ, kdy počátek nemocenské nastal v předchozím období. Tedy kdyby na výe uvedeném případě začala nemoc ji s počátkem listopadu a vy byste následně vyhodnocovali prosinec, program se při počítání dní dívá na skutečný počátek nemoci a podle toho započte dny ve vyhodnoceném období správně. Tedy v tomto případě vyhodnocení prosincového období, kdy pracovník byl nemocný od 1. listopadu do konce prosince či déle, by v prosinci v poloce pro 4. pracovní a 14. kalendářní den byla nula (zaměstnavatel proplácel ji ve mzdě za listopad), stejně tak pro první tři neplacené pracovní dny by byla nula a v poloce pro nemoc nad 14 kal. dní by bylo 31, tedy vechny prosincové kal. dny nemoci.
3 – Sluební cesty:
Specifikem sluebních cest je schopnost programu vyhodnocovat nároky na proplácení náhrad na stravné. Jejich sazby se nastavují v menu Firma / Sazby sl. cest.
Minimální výe sazby je daná zákonem a větinou se meziročně mění. Proto je třeba na začátku roku, jakmile máte uzavřenou a kompletně zpracovanou docházku za rok minulý, sazby pro nový rok opravit.
Kromě absence 3 je moné nadefinovat sazby i na jiné kódy absencí, ale jedná se o tuzemské sluební cesty. Zahraniční cesty se zadávají v menu „Přidělení kódů absencí zahraničním sl. cestám“. Viz dalí strana.
Pokud vyuíváte schopnost docházky počítat nároky na stravenky a výe jejich cen či příspěvků, je třeba myslet na to, e jakmile vznikne nárok na náhradu stravného u sluební cesty, tak nárok na stravenku danou délkou odpracované doby můe pro tento den zaniknout. Protoe sluební cesta se do nároku stravenky nepočítá.
Samotné sluební cesty se čipují úplně stejně jako jakékoli jiné absence a přeruení. Pokud si tedy zaměstnanec čipne např. u odchodu sluební cestu, ze které se ji ten den na pracovitě nevrátí, je počítaná a do doby nastavené v poloce Konec v jeho kategorii. Pomocí modulu vyjímek v menu Zaměstnanci / Vyjímky docházky je vak moné programu říct, aby tomuto pracovníkovi v tento den počítal sluební cestu do jiného času, ne jaký je nastavený v kategoriích.
Při vkládání takové vyjímky tedy přepnete kód absence na sluební cestu a poloky pro začátek a konec nastavíte na interval, kdy se má sluební cesta uznávat. Samozřejmě je jetě potřeba nastavit jméno pracovníka a datum. Toto platí pro sluební cestu zadanou jako krátkodobé přeruení. Tedy případ, kdy pracovník má čipnutou i přítomnost na pracoviti. Pokud chcete „přebít“ uznanou dobu z kategorií u absence celodenní, pak místo začátku a konce nastavíte poloku Fond.
Samotné vyhodnocení výe nároků na stravné naleznete například na výsledovce ve sloupečku Stravné sl.cest. nebo na výkaze ve spodní sumární tabulce v poloce 147. Pokud ale chcete podrobné denní údaje, můete vyuít buď sestavu „Výpis s absencemi“ v menu „Zaměstnanci / Prohlíení docházky“ nebo menu Ostatní / Absence, kde vyhodnotíte absenci 3 a zatrhnete poloku Vyúčtování stravného:
Zahraniční sluební cesty:
Od verze programu 7.77 přibyla monost vyhodnocení stravného i pro zahraniční sluební cesty. Protoe program automaticky nedefinuje ádné kódy absencí pro sluební cesty do jednotlivých zemí, musíte nejprve v menu „Kategorie / Editace kategorií“ vybrat nějaký volné kódy absencí a vyplnit jejich název nejlépe tak, aby obsahoval název země kvůli lepí přehlednosti. Viz ukázka níe, kde jsou pouity kódy 16 a 18:
Je určitě vhodné nastavit takto na stejné kódy vechny kategorie, tedy nejen kategorii 1, ale i případné dalí které pouíváte. Nyní v menu „Firma / Sazby sl. cest“ dole přes tlačítko „Přidělení kódů absencí zahraničním sl. cestám“ programu řeknete, která absence má být navázána na jaký stát. Program toti nepouívá slovní popis z kategorii, má vlastní tabulku zemí ve které se kadý rok definuje sazba a měna.
Ve spodní modré části se tedy k absenci 18 přidělí stát Německo. Program pak v horní tabulce zobrazí měnu a sazbu, která se pouije pro výpočet. Při výpočtu si na kadý den zjistí z webu ČNB kurz konkrétní měny a v sestavách jako je Výpis s absencemi, Výkaz, Výsledovka, UniExport¸ Export XML, Přehledka ale např. i ve vyhodnocení absencí v menu Ostatní / Absence pak ji ukazuje přepočtené stravné dle denního kurzu pro kadou konkrétní sluební cestu. Tabulku sazeb a měn pro jednotlivé státy můete editovat, prohlíet, exportovat i importovat opět v menu „Firma / Sazby sl. cest / Přidělení kódů absencí zahraničním sl. cestám“ přes odpovídající tlačítka dole. Ale výrobce kadý rok ve aktualizuje, take stačí v lednu systém aktualizovat.
Zahraniční sluební cesty se čipují podobně jako jiné absence, ale větinou zaměstnanec vyjede z ČR, část cesty je tedy české a a po určité době překročí hranice a dalí část jede v zahraničí. Poté opět překročí hranice a navazuje opět česká sluební cesta. Při čipování (větinou spíe ruční editaci docházky) se tedy musí vloit do stejné minuty fiktivní příchod z české sl. cesty a ve stejnou minutu odchod na zahraniční. Analogicky při zpětném překročení hranic zpět do ČR. Na níe uvedeném příkladu je tedy správné načipovaní této situace:
Pracovník v 6:00 přiel do práce a v 7:00 odjel do Rakouska. Jel ale nejprve po ČR a hranice překročil v 8:00. Do 14:00 jezdil po Rakousku, kdy opět překročil hranice zpět do ČR a v 15:00 se vrátil do firmy. Pracoval jetě hodinu na pracoviti a v 16:00 odeel domů. V editaci docházky bude zadané toto:
Na klasickém výpise v prohlíení docházky uvidíte tuto situaci ji přehledněji takto:
Tedy od 6:00 do 7:00 na pracoviti. Od 7:00 do 8:00 cesta po ČR. Od 8:00 do 14:00 cesta po Rakousku. Od 14:00 do 15:00 cesta opět po ČR a od 15:00 do 16:00 práce na pracoviti.
A např. v menu „Zaměstnanci / Prohlíení docházky / Výpis s absencemi“ je ji vidět i vypočtené stravné:
Výe uvedený příklad se týká dne 1.10.2018 označený na obrázku ipkou. Na 9.10. vidíte jinou situaci, kdy vzniklo stravné jak za cestu po ČR, tak i zahraniční. Ve spodní části je pak ve sečteno, take zjistíte i kolik peněz se má vyplatit nejen za českou cestu, ale i za cesty po zahraničí. Podmínkou fungování je to, e se hlavní PC docházky můe spojit se serverem ČNB a zjistit kurzy měn na jednotlivé dny. Pokud by spojení nebylo k dispozici, vypíe se při zobrazování sestavy varovné hláení e částky nebudou spočteny právně.
Sumární údaje za cesty pak ji najdete například v sestavě „Zaměstnanci / Prohlíení docházky / Výsledovka“
Nebo mimo jiné také na výkaze v menu „Zaměstnanci / Prohlíení docházky / Výkaz“ :
Při souběhu české a zahraniční cesty v jeden den pouívá program pro výpočet postup dle Zákoníku práce, paragrafu 170, který by se dal zjednoduit do této tabulky:
Tuzemské stravné |
Počet hodin v zahraničí |
Zahraniční stravné |
Za cestu na území v ČR vzniklo právo na stravné (více jak 5 hodin) |
Méně ne 5 hodin |
Nepřísluí zahraniční stravné doba zahraniční cesty se připočte k tuzemské části |
Více ne 5 hodin |
1/3 základní sazby stravného pro danou zemi |
|
Nevzniklo právo na tuzemské stravné (méně ne 5 hodin) |
Méně ne 1 hodina |
Nepřísluí zahraniční stravné doba zahraniční cesty se připočte k tuzemské části |
1-12 hodin |
1/3 základní sazby stravného pro danou zemi |
|
12-18 hodin |
2/3 základní sazby stravného pro danou zemi |
|
Více ne 18 hodin |
Plná základní sazba stravného pro danou zemi |
Pro samotný výpočet částky zahraničního stravného tedy program vypočte dobu cesty v ČR a v zahraničí. Poté z výe uvedené tabulky zjistí, jaká část základní zahraniční sazby bude uplatněna. Následně se podívá do tabulky zahraničních sazeb na výi sazby a měnu. Dotáe se ČNB na kurz měny vůči KČ pro daný den a podle kurzu převede uplatnitelnou část zahraniční sazby na KČ. Celý výpočet si můete sami nasimulovat v menu „Ostatní / Zákaznické sestavy / Zahraniční stravné“, kde do prvního řádku zadáte datum a čas české cesty a zemi vyberete ČR. Do dalích řádků pak zadáváte délky zahraničních cest a výběr země.
Základní zahraniční sazby můete prohlédnout v menu „Firma / Sazby sl. cest / Přidělení kódů absencí zahraničním sl. cestám“ přes Zobrazit tabulku sazeb. Můete jí také importovat z CSV souboru stejného formátu. Kurzy získané z ČNB si program ukládá a tak se opakovaně nedotazuje na u jednou načtená data.
4 – OČR: Oetřování člena rodiny (neboli paragraf)
Níe uvedený popis můe být zastaralý. Informace si průběně ověřujte dle platné legislativy
Oetřovné je jedna z dávek nemocenského pojitění. Tento pojem má větina lidí zapsaný jako peníze, které lze od státu získat, kdy musíme z váných důvodů zůstat doma na paragraf. Na oetřovné má nárok zaměstnanec, který nemůe pracovat, protoe se musí krátkodobě postarat o dítě. Tato dávka se poskytuje vdy, pokud jeho dítě mladí 10 let onemocní, nebo se mu stane úraz. V případě nemoci, či úrazu starího dítěte náleí oetřovné tehdy, jestlie o potřebě jeho oetřování rozhodne oetřující lékař.
Oetřovné lze čerpat i v době, kdy zaměstnanec musí pečovat o zdravé dítě mladí 10 let proto, e kolské, nebo dětské zařízení bylo uzavřeno pro nepředvídanou událost, například kvůli havárii, epidemii či přírodní katastrofě (např. povodně). Dávka se vyplácí i tehdy, jestlie dítěti byla nařízena karanténa, nebo osoba, například matka v domácnosti, která jinak o dítě pečuje, sama onemocní. Oetřovné se poskytuje v situaci, kdy je třeba oetřovat nemocného člena domácnosti, například manela, manelku či babičku, jejich zdravotní stav podle rozhodnutí oetřujícího lékaře vyaduje kvůli nemoci či úrazu krátkodobou péči jiné osoby. Podmínkou přitom je, e členové rodiny, o které je nutné se starat, spolu ijí trvale ve společné domácnosti a společně uhrazují náklady na své potřeby.
Oetřovné se proplácí ji od prvého dne nezbytné péče, a to nejvýe na dobu devíti kalendářních dnů. Vyplácí se přitom i za soboty, neděle a svátky. Rodiče se v průběhu devíti kalendářních dnů mohou v oetřování jednou vystřídat, například od prvního do sedmého dne bude s dítětem doma matka, pak o dítě bude pečovat otec, který má v takovém případě na oetřovné nárok na zbývající dva kalendářní dny. V případě, e je zaměstnanec osamělý a má v trvalé péči dítě do věku 16 let, které neukončilo povinnou kolní docházku, můe čerpat oetřovné a 16 kalendářních dnů.
Přednastavené parametry absence 4 v docházkovém systému slouí pouze jako příklad a započítávání upravte podle aktuálně platné legislativy. Viz popis významu poloek na prvních dvou stranách tohoto návodu.
5 – Překáka:
Zákoník práce definuje celou řadů různých překáek v práci - osobní překáky v práci na straně zaměstnance, překáky z důvodu obecného zájmu, výkon veřejné funkce, výkon občanské povinnosti atd. Dále pak překáky na straně zaměstnavatele, mezi ně patří například prostoje a přeruení práce kvůli nepříznivým povětrnostním vlivům. Přednastavené parametry absence 5 v docházkovém systému slouí pouze jako příklad a započítávání upravte podle aktuálně platné legislativy. Viz popis významu poloek na prvních dvou stranách tohoto návodu.
6 – Lékař:
Jedná se vlastně o jednu z překáek v práci na straně zaměstnance. Obecně jde o situace, kdy zaměstnanec nemůe pro zaměstnavatele konat práci v pracovní době, přičem zaměstnavatel je povinen nepřítomnost zaměstnance na pracoviti omluvit, poskytnout mu pracovní volno a ve stanovených případech i náhradu mzdy nebo platu. Náhrada mzdy se poskytuje ve výi průměrného výdělku zaměstnance.
Zaměstnanec má ale povinnost plánovat si návtěvu lékaře tak, aby nezasahovala do jeho pracovní doby. A v případě, e nelze jinak, ne navtívit lékaře v pracovní době, vzniká zaměstnanci zároveň povinnost kadé takové předem naplánované vyetření či oetření u lékaře oznámit zaměstnavateli s dostatečným předstihem – tedy neprodleně, jak se o něm sám dozví. Pracovní volno s náhradou mzdy či platu se poskytne na tzv. nezbytně dlouhou dobu. Do tohoto časového intervalu tedy spadá kromě samotného lékařského úkonu také například cesta k lékaři a zpět nebo čas strávený v čekárně a dalí jiné přímo související úkony.
Pro vyplacení náhrady mzdy či platu za celou nezbytně dlouhou dobu (tedy včetně cesty tam a zpět) je ovem nutné, aby zaměstnanec navtívil co moná nejblií zdravotnické zařízení, které dané sluby poskytuje (a které má smluvní vztah s pojiovnou, u které je zaměstnanec přihláen).
V opačném případě zaměstnavatel hradí náhradu mzdy či platu pouze za čas, který odpovídá době, kterou by zaměstnanec strávil návtěvou nejbliího zdravotnického zařízení.
Přednastavené parametry absence 6 v docházkovém systému slouí pouze jako příklad a započítávání upravte podle aktuálně platné legislativy. Viz popis významu poloek na prvních dvou stranách tohoto návodu.
7 – Přestávka:
Absenci 7 pouívá program napevno pro povinné přestávky dle Zákoníku práce. Problematika přestávek je rozsáhlejí a proto se jí věnuje speciální příručka. Najdete jí buď na instalačním CD docházky ve sloce Prirucky pod názvem Nastaveni_prestavek.pdf nebo přímo v programu v menu „Firma / Návody PDF“ pod odkazem Přestávky. V nastavení kategorií by v tabulce pro nastavení absence 7 (přestávka) měly být vude samé nuly (0:00). Co je po instalaci takto správně přednastaveno. Přestávka se nikdy nepočítá do uznané odpracované doby.
8 – Náhradní volno:
Absence 8 – Náhradní volno se standardně pouívá pro případy, kdy má pracovník nadpracovaný nějaký přesčas a chce si jej vybrat formou volna. Případně si vezme náhradní volno i kdy z minulého období přesčas nemá, ale počítá s tím, e jej v budoucnu nadpracuje (nejlépe v průběhu stejného měsíce).
Nastavení absence 8 by v kategoriích mělo obsahovat samé nuly. Takto je po instalaci i přednastaveno. Je to právě z toho důvodu, aby se nepřítomnost z důvodu čerpání náhradního volna dále nenapočítávala a tedy aby v sumárním součtu přesčasu správně odečetla potřebnou část pro splnění pracovního fondu.
Pokud by toti nebylo náhradní volno takto nastaveno, neodečetla by se čerpaná část z přesčasu a tudí by se náhradní volno chovalo podobně jako například Lékař, Nemoc či jiné uznávané absence. Take byste pracovníkovi proplatili jak dobu náhradního volna, tak navíc i dobu přesčasu. Aby k takovému chybnému chování nedolo, musí být náhradní volno nastaveno na nuly dle obrázku vlevo.
Pak je zajitěno, e se program chová správně a o dobu čerpaného náhradního volna sníí v celkovém součtu přesčas ve vyhodnocovaném období. Pokud pracovník přesčas k pokrytí náhradního volna nemá, dostane buď nií plat o chybějící hodiny, nebo se mu minusový přesčas převede do dalího měsíce k nadpracování.
Na obrázku níe vidíte, jak se správně náhradní volno chová.
V úterý a ve středu odpracoval pracovník dohromady 5 hodin přesčasu (2:20 + 2:40). V pátek tedy mohl odejít dříve, co také učinil a odeel o čtyři a půl hodiny dříve ne by jinak měl, aby splnil pracovní 8 hodinový fond. Program mu správně od přesčasu automaticky odečet tento čas (5:00 – 4:30) a tak je v dolní součtové tabulce zbývající nevyčerpaný přesčas ji jen půl hodiny.
Náhradní volno lze samozřejmě čerpat i jako celodenní absenci a pak je ve sloupečku balanc mínusem celý denní fond nastavený v základních parametrech kategorie. V tomto případě by to bylo -8:00 a pracovníky by tedy jetě musel nadpracovat dalí 3 hodiny, pokud by si v pátek vzal náhradní volno jako celodenní absenci.
Schvalování celodenních absencí:
V programu přibyla od verze 7.86 monost schvalování absencí. Administrátor můe v menu "Kategorie / Schvalování absencí" zatrítkem určit, které absence musí být schvalovány. Ostatní lze vloit přímo.
Take pokud si zaměstnanec sám nahraje do docházky nějakou celodenní absenci přes své uivatelské menu, a její kód má nastavenu nutnost schvalování, je v prohlíení i editaci docházky označena jako "Neschválená" a sestavy jako výkaz, výsledovka, přehledka a dalí tuto absenci ignorují.
Aby se začala zohledňovat ve vyhodnocení, musí jí nejprve administrátor nebo pracovník s právem editace docházky schválit. Na přítomnost neschválených absencí jsou tito po přihláení do programu upozorněni.
Samotné schválení či zamítnutí absence lze provést přes editaci docházky pracovníka, který o celodenní absenci ádá a to pomocí tlačítek Schválit nebo Zamítnout.
Administrátor můe toto provést i přímo v prohlíení docházky pomocí ikonek fajky nebo kříku.
Hromadně lze absence schvalovat či zamítat také v menu "Kategorie / Schvalování absencí", kde jsou ve spodní části vypsané vechny doposud neschválené absence.
Dalí obecné informace:
Ruční editace
Ručně se do programu vkládají větinou jen celodenní absence, které si zaměstnanci na terminálech nečipují, co je logické. Můe ale nastat situace, kdy si pracovník zapomene čipnout krátkodobé přeruení a pak je třeba je přes editaci docházky (Zaměstnanci / Editace docházky) vloit ručně přes spodní zelený formulář. V tomto případě je třeba přeruení zadat správně s logickým navazováním časů a kódů. Údaje musí navazovat tak, jako kdyby si je pracovník opravdu čipoval na terminálu – tedy během pohybu kolem něj. Take čas uvnitř intervalu příchod – odchod je práce na pracoviti, nikoli doba čerpání absence či přeruení. Doba čerpaného krátkodobého přeruení tedy začíná odchodem a končí následujícím příchodem. Přičem pokud se jedná o stejný den, musí být u odchodu stejný kód (kód čerpaného přeruení) jako u následujícího příchodu. Viz ukázky a vysvětlení na první straně tohoto návodu.
Formulář pro vkládání celodenních absencí tedy naleznete v menu Zaměstnanci / Editace docházky, kde vyberete zaměstnance a období k editaci. Pod modře podbarveným seznamem denních záznamů (je můete upravovat a mazat) naleznete dole zelený formulář pro vkládání záznamů nových:
V jeho první části se zadávají seance, tedy páry příchodů a odchodů určujících dobu přítomnosti na pracoviti. Pokud u příchodu zadáte nějaký kód, tak tento kód říká, jaké přeruení čerpal pracovník tento den předtím, ne přiel do práce. Pokud zadáte kód u odchodu, řeknete tím programu, jaké přeruení pracovník čerpá po odchodu z pracovitě.
Ve druhé části se pak zadávají celodenní absence. Tedy celodenní nepřítomnosti, kdy pracovník se tento pracovní den vůbec na pracoviti nevyskytoval. Zadá se tedy pouze datum a kód absence. Pokud potřebujete zadat nepřítomnost na delí období, stačí kliknout na tlačítko Interval a pak je moné zadat datum prvního a posledního dne intervalu absence. Program jí poté nahraje na vechny pracovní dny v tomto intervalu. Pokud zatrhnete poloku I svátky, nahraje se absence i na víkendy a svátky, co se pouívá například u nemocí, kdeto u dovolených se nezatrhává.
A jak postupovat v případě, kdy u celodenní absence potřebujete zadat i časy? Přestoe toto pouití nedoporučujeme, program jej umoňuje. Například pokud pracovník jezdil jeden týden na jiné pracovitě, kde pokadé pracoval jinou dobu. Doporučenou metodou zadání je jako běné celodenní absence a pomocí vyjímek s nastaveným kódem absence na 3 určit na kadý den poadovaný fond. Ale pokud i tak trváte na zadání časů začátků a konců a vyjímky pouívat nechcete, je nutné simulovat absenci jako krátkodobou. Viz ukázka zde:
Tímto je dosaeno toho, e program například v pondělí nezapočítá ádnou práci na pracoviti a ve počítá jako sluební cestu od 7:00 do 14:00 (čas mezi odchodem na prvním řádku a příchodem na řádku druhém – oba musí mít kód 3). Čas na pracoviti (mezi příchody a odchody) je nulový a čas na sluební cestě je mezi prvním odchodem a druhým příchodem podle kódů 3.
Pokud takto potřebujete zadat delí období, zatrhnete poloku S časem před kliknutím na Interval a pak stačí zadat jen časy začátku a konce absence s tím, e ostatní doplní program sám.Pozor ale na to, e takto zadanou absenci program ve skutečnosti nevyhodnocuje jako celodenní, ale jako krátkodobé přeruení. To má vliv nejen na počet čerpaných dnů, ale i na způsob uznávání dle kategorií.
Proto se tento způsob zadávání nedoporučuje a pouívejte raději zadání jako celodenní absence s nastavením uznaných dob pomocí fondů ve výjimkách, má-li být jiná ne výchozí nastavení v kategorii. Viz ukázka se stejným výsledkem uznaných časů, ale správným započtením jako celodenních absencí:
Občas se setkáváme s tím, e kdy chce uivatel zadat do programu, e například u lékaře byl pracovník od 9:00 do 12:00, zadá v editaci docházky přeruení takto:
Pokud jste četli pozorně výe uvedené informace, tak u je Vám jasné, e takové zadání není správné. Programu neříká, e pracovník byl u lékaře od 9:00 do 12:00. Ale program tento zápis chápe tak, e pracovník el ráno z domu k lékaři, v 9:00 pak od lékaře přiel na pracovitě, kde pracoval a do 12 hodin. Poté opět odeel k lékaři a do práce se od něj u nevrátil. Program tedy tento den vyhodnotí následovně:
Co je vlastně správně. Ale uivatel, který zadávání přeruení nepochopil, povauje fungování programu za chybné. Správně by měl tento den být zadaný jako celodenní absence a pokud nevyhovuje délka uznávání nastavená v kategoriích, tak fond buď v kategorii upravit, nebo „přebít“ zadáním vyjímky – viz příklady v ukázkách na sluebních cestách výe.
Uplatňování přestávek na celodenních absencích nastavíte v kategoriích tak, e u kadé absence (modré tabulky) buď zatrhnete nebo nezatrhnete poloku Uplatňovat přestávky.
U krátkodobých přeruení se za normální situace program zachová tak, e uznanou dobu přeruení připočte k době přítomnosti a podle výsledného času přestávku buď vloí nebo nevloí. Jak ale vidíte na některých příkladech, lze chování přestávek změnit a i kdy se například půlden dovolené uznává, přesto program přestávku nevloil. To je dáno moností upravit chování algoritmu vkládání přestávek pomocí nastavení v menu Firma / Editace údajů. Například zatrením poloky „Odečíst automaticky vloenou přestávku při půldnu dovolené“, ale jsou tam i dalí konfigurační volby. Podrobné vysvětlení naleznete v samostatné příručce „Nastavení přestávek“, kterou naleznete na instalačním CD docházky ve sloce Prirucky.
Automatické doplňování celodenních absencí:
V menu „Kategorie / Absence na volné dny“ je moné nastavit speciální chování programu. To umoní, aby program sám doplnil celodenní absence v případě, kdy pracovník při odchodu z pracovitě zadá nějaký nenulový kód krátkodobého přeruení a poté několik následujících pracovních dní nepřijde do práce a ani nemá v docházce předem nahranou celodenní absenci. Pak program můe fungovat tak, e kód u posledního odchodu pouije pro nahrání celodenní absence se stejným kódem na vechny následující dny nepřítomnosti. Pro takové fungování je jednak potřeba v tomto menu nastavit, které absence můe program sám doplňovat a dále je jetě třeba v nastavení firmy (Firma / Editace údajů) zatrhnout volbu „Automaticky doplňovat celodenní absence“
Toto nastavení má vak několik úskalí, kvůli kterým se jeho pouívání příli nedoporučuje. Nemusí toti správně zohlednit to, zda má být kód v den odchodu započtena u jako krátkodobé přeruení. Co můe kolidovat zejména s počítáním půldnu dovolených – půlden se toti odečte i na den odchodu. Dále můe dojít k omylu, protoe při odchodu např. na půlden dovolené můe být dalí dny pracovník nemocný a podobně.
Dvě krátkodobé absence na celý den:
Můe se stát, e pracovník vůbec není celý den na pracoviti a má dvě krátkodobé absence. Například jde ráno z domu k lékaři a poté si na zbytek dne vezme půl den dovolené, ani by přiel do práce. V tomto případě se tedy jedná o dvě krátkodobé absence (přeruení), ale nejsou čipnuta na terminálu. Take je potřeba vloit ručně přes editaci docházky záznam tak, e například na 12:00 nahrajeme příchod od lékaře a hned v tu stejnou minutu odchod na dovolenou. V docházce v prohlíení pak bude záznam vypadat následovně:
Na výe uvedeném obrázku je tedy vidět záznam na 8.6.2016 s řeením výe uvedeného případu. Navíc je v nastavení firmy zakázáno vkládání přestávky u půldnu dovolené, take se na tento den přestávka neuplatní. Samozřejmě započtení časů lze ovlivnit nastavením jednotlivých absencí v kategoriích či vyjímkou docházky.
Absence s omezeným generováním přesčasů:
V menu „Kategorie / Nepřesčasové absence“ je moné nastavit, aby při čerpání přeruení či absence nedolo k vytvoření přesčasu. Při výchozím nastavení není tento systém aktivní a můe dojít k následující situaci:
Pracovník pracuje na pracoviti 6 hodin. Poté odejde k lékaři, kde se mu uznají díky nastavení konce v kategoriích dalí 3 hodiny. Celkem je tedy tento den uznáno 9 hodin (případně při zapnutém uplatnění přestávek je uznáno 8:30). Pokud má v základních parametrech kategorie nastavený pracovní fond 8 hodin, vznikne mu vlastně 1 hodina přesčasu. Take přestoe na pracoviti odpracoval pouze 6 hodin, má jednu hodinu přesčas, který pak můe třeba čerpat náhradním volnem nebo by mu mohl být proplacen. Pokud se Vám tato situace nelíbí, je moné vyuít právě tento modul a nastavit, potlačení tohoto přesčasu:
Jak je vidět z obrázku výe, nestačí jen zatrhnout, u kterých absencí chcete generování přesčasu zakázat, ale je třeba jetě v nastavení firmy (Firma / Editace údajů) celý systém aktivovat polokou “Uznávaná absence (přeruení) nevytvoří přesčas“ a případně i „Přesčas nevytvoří ani celodenní absence“. První poloka má vliv na krátkodobá přeruení, druhá i na celodenní absence. Viz dalí nápověda i přímo v programu.
Změna nastavení výpočtu absence (kategorie) platná a od určitého data
Pokud potřebujete změnit nastavení některého parametru v kategoriích tak, aby původní období zůstalo bez změny a úprava se projevila a od určitého data, je toto přehledně i s ukázkami popsáno v příručce Nastavení směn v menu „Firma / Návody PDF“ ve spodní části nazvané „Vyuití plovoucí kategorie při změně úvazku (kategorie) nesměného pracovníka.“
Zahrnování časů krátkodobých přeruení do nároku na stravenku:
Při vyhodnocování výsledovky a dalích sestav (výkaz, přehledka, exporty atd.) je moné nastavit nároky na stravenky a ceny, pokud pracovník odpracuje určitou délku denní pracovní doby. Tento systém je moné vyuívat například na vyplácení příspěvku na obědy, kdy odpracuje např. 6 a více hodin. Standardně se zohledňuje jen doba na pracoviti. Take kdy je pracovník například v práci jen 5 hodin a pak je 3 hodiny u lékaře, tak příspěvek na tento den nemá. V některých firmách ale chtějí určitá krátkodobá přeruení do nároku zahrnout. Nemusí se jednat přímo o lékaře, ale mají třeba speciální kód přeruení pro práci na jiném pracoviti a podobně. Pak je moné v menu „Kategorie / Absence do stravenek“ nastavit, která krátkodobá přeruení mají být do nároku zahrnuta. Jejich čerpaná doba je pak připočtena k době odpracované na pracoviti a a výsledný součet je posuzován pro vznik nároku na stravenku.
Podrobné vyhodnocení přeruení a absencí:
V menu Ostatní / Absence je moné detailně vypsat uznávané absence určitých zaměstnanců ve zvoleném období. Větinou se tento modul pouívá pro podrobné zobrazení stravného sluebních cest (viz informace o několik stránek zpět), ale je moné jej pouít i pro jakýkoli jiný kód přeruení a absencí.
Denní vyhodnocení je moné vypsat i jako součást výpisu kontrolního listu jako u prohlíení docházky, co naleznete v menu Ostatní / Výpis s absencemi
Souhrnné vyhodnocení je pak na výsledovce, výkaze, přehledce a dalích sumárních sestavách.
Dále v menu Ostatní / Kontrola naleznete modrý formulář „Statistika příchodů a odchodů“, pomocí něho lze dohledat, kteří pracovníci v zadaném období čerpali určitý kód přeruení či absence.
V menu Ostatní také naleznete sestavu Souhrn docházky. Jedná se o jakousi čárkovačku přítomností a nepřítomností, která sumárně za zvolený měsíc zobrazí rychlý náhled stavu docházky zaměstnanců. Standardně je u dnů zobrazen kód pouze při celodenní absenci. Ale v menu „Firma / Délky absencí“ je moné nastavit, aby se v souhrnu zobrazil i kód krátkodobého přeruení, jeho na tento den uznaná doba překročí určitý čas. Tento kód je pak zobrazen nakloněným písmem, aby byl rozeznatelný od absence celodenní.
Poznámka k vyjímkám docházky:
Pokud chcete například u celodenní absence změnit jak délku započítané doby absence na jinou ne udává nastavení v kategoriích, tak i klasický denní fond pracovní doby stejného dne, zaloíte na tento den vyjímky dvě. První pro kód absence 0 (nula – ádná), čím nastavíte denní pracovní fond na poadovanou hodnotu. Druhou vyjímku stejnému pracovníkovi na stejný den pro nenulový kód absence (1 a 20), čím určíte započtenou délku této absence. Takto lze například zajistit, e pracovníkovi nebude započítán ádný přesčas tím, e sladíte vyjímku pro fond absence s vyjímkou fondu pracovní doby. Tato funkcionalita byla do docházkového systému přidaná ve verzi 6.71.
Doplnění dalích kódů absencí
Pokud chcete do programu doplnit dalí kódy přeruení a absencí, které v něm jetě nejsou a chybí vám, stačí v menu „Kategorie / Editace kategorií“ doplnit názvy do tabulek pro absence s kódy 12 a výe. Význam absencí v tabulkách 1 a 11 nedoporučujeme měnit, protoe systém podle kódu provádí dalí zpracování - výpočty čerpání dovolené, proplácení sluebních cest, nároků na proplácení nemocenských, vyhodnocení čerpaných přestávek atd. atd. Absence s kódem 20 můe být aktivovaná jako Pohotovost v nastavení firmy, take volné jsou kódy 12 a 19, tedy celkem 8 kódů. Stačí do jejich tabulek doplnit název (doporučujeme krátký jedno nebo dvou slovný), nastavit uznávaný rozsah při čerpání krátkodobého přeruení v průběhu pracovní doby v den přítomnosti (poloky začátek, konec, max.délka) a celodenní uznávané nároky (poloka fond plus případné uplatňování přestávek). Pouíváte-li více kategorií, pak se samozřejmě doporučuje novou absenci zadat pod stejným názvem a kódem i do vech ostatních kategorií (ablon norem či směn). A které absence můe být vhodné doplnit? Doporučujeme vloit alespoň pod jedním společným kódem uznávání jiné důleité osobní překáky v práci (např. rodinné události jako je pohřeb, svatba, rehabilitace, účast otce při porodu). Dále dlouhodobé oetřovné a případně i otcovskou poporodní péči. Nebo pokud je nepotřebujete rozliovat názvem či nastavením rozsahů uznávání, lze je sloučit pod stávající kód 9 nazvaný Omluvená absence, upravit její uznávání a přesný význam evidovat v programu pomocí pole pro Poznámku.
Viz ukázka vloení omluvené absence v případě pohřbu jako omluvené absence přes editaci docházky včetně upřesňující poznámky na obrázku výe a následné zobrazení této absence na výpise v prohlíení docházky na obrázku níe.
Uznanou dobu v potřebném rozsahu lze nastavit buď přímo v editaci kategorií, nebo přes vyjímku docházky konkrétnímu pracovníkovi na zvolený den a v poadované délce.
Ostatní globální nastavení absencí a přeruení:
V nastavení firmy v menu Firma / Editace údajů je několik poloek, které ovlivňují chování programu co se absencí a přeruení týče. Některé z nich ji byly na předchozích stránkách uvedeny. Podrobnou nápovědu k nim naleznete přes ikonu modrého otazníku ve spodní části.
Zde tedy pouze stručný přehled těchto voleb:
Podpora pohotovosti (abs. 20)
V souhrnné sestavě zohlednit krátké absence
Automaticky doplňovat celodenní absence
Povolit "půldny" dovolené
Ořezávání a posouvání neaplikovat na krátkodobé absence
Sumář dovolené počítat od počátku roku do: Konce roku / Dneka
Odečíst automaticky vloenou přestávku při půldnu dovolené
Potlačovat přestávku i u krátkodobých abs. s vypnutým uplatňováním přest.
Tři volitelné absence na kontrolním listě vypisovat i v hodinách
Zohlednit přítomnost na pracoviti i při celodenní absenci
Uznávaná absence (přeruení) nevytvoří přesčas
Přesčas nevytvoří ani celodenní absence
Nemoc (abs.2) proplácena od / do
Novinky vyích verzí:
Od verze 6.70 administrátorovi přibyla monost rychlého vyvolání editace přímo z prohlíení docházky. Kdy si v menu Zaměstnanci / Prohlíení docházky zobrazuje docházku pracovníků, tak při přejídění myí přes jednotlivé řádky dní s docházkou uvidí vedle načipovaných časů příchodů a odchody novou malou ikonu tuky.
Pokud na tuto ikonu klikne, hned se mu zobrazí zvolený den s docházkou vybraného zaměstnance k editaci. Lze tak tedy velice rychle opravovat patně načipovanou docházku i přidávat nové záznamy a to jak příchodů, odchodů a přeruení, tak dokonce i celodenních absencí.
Po opravě a potvrzení záznamu v editaci se jedním klikem na tlačítko Výpis docházky přesune zpět na prohlíení zvoleného zaměstnance a období, kde jsou změny z editace hned promítnuté a pro rychlou orientaci označené malou blikající hvězdičkou (po najetí myí zmizí).
Od verze 6.80 přibyla v programu monost rychlého zjitění vech celodenních absencí konkrétního zaměstnance v celém vybraném roce. Take lze přehledně zobrazit dny čerpání. Sestavu má administrátor dostupnou v menu Ostatní / Absence / Roční přehled celodenních absencí za pracovníka. Ostatní zaměstnanci, kteří mají právo prohlíení docházky vyí ne jen na sebe, jí mají v menu Ostatní / Absence v roce.
Ve verzi 7.26 přibyla administrátorovi monost přímo z prohlíení docházky rychle změnit parametry pro výpočet uznané doby, přesčasu a započítávání absencí. Pokud administrátor prohlíí docházku přes ikonu lupy dostupnou v levém horním pásu ikon, nebo přes menu Zaměstnanci / Prohlíení docházky, zobrazuje se mu při najetí myí na jednotlivé řádky dní načipované docházky nová malá ikonka "listu nastavení" průběně zobrazovaná mezi sloupci pro odpracovanou dobu a pro přesčas.
Kliknutím na ní se rychle dostane do nové přehledné konfigurace zobrazující nastavení rozsahů uznávané pracovní doby (začátek a konec pohyblivé), denního fondu pracovní doby, max. počtu přestávek, započítávání přesčasu, omezení maximální délky denní pracovní doby, rozsahů uznávání jednotlivých načipovaných absencí či přeruení a max. délky uznané absence. Vechna nastavení jsou načtena z platné kategorie, kterou má pracovník na tento den nastavenou, nebo pokud má vyjímku docházky, tak z nastavení této vyjímky.
Vechny poloky můete rovnou upravit a tím změnit rozsah započítávané pracovní doby, výe přesčasu, uznávání absencí či přeruení. Změnou se zaloí vyjímka docházky a ve se přímo projeví na přepočtených údajích uznané pracovní doby a přesčasu, take průběně hned vidíte, jaký má úprava parametrů na skutečně vypočtené údaje vliv. Vyjímku lze rovnou zde dále upravovat, případně jí smazat, čím se načte původní nastavení z kategorie. V nastavení absencí se zobrazují konfigurační tabulky parametrů jen pro ty kódy, které má pracovník tento den skutečně načipované.
Pokud
tedy potřebujete při kontrole docházky u konkrétního dne rychle
změnit vypočtené údaje, nebo jen zjistit hlavní parametry ovlivňující
výpočty, lze ve zařídit bez nutnosti přecházení do jiného menu
programu.
Od verze 7.33 přibyl v administrátorském menu Kategorie nový modul Příplatkové absence. Ten nahrazuje původní konfigurační poloku "Započítat sluební cestu do vyhodnocení noční, odpolední, víkendů a svátků" v nastavení firmy z verze 7.29, která byla tímto zruena. Nový modul Kategorie / Příplatkové absence přebírá její funkci a navíc umoňuje kromě sluební cesty vybrat i libovolné dalí kódy přeruení a absencí, které se mají do příplatkové doby nočních, odpoledních, víkendů a svátků započítávat. Take pokud máte samostatný kód například pro zahraniční sluební cesty, montáe či jiné kódy přeruení, které de facto znamenají výkon práce mimo pracovitě, můete nyní do příplatků zahrnout i je a na sestavách jako je Výkaz, Výsledovka, Přehledka, Výpis s absencemi, Sestava OIP atd. ji bude nastavení také zohledněno.
Od verze 7.63 se na výpise měsíčního kontrolního listu docházky (např. v Zaměstnanci / Prohlíení docházky) za jiný ne aktuální rok zobrazuje alespoň zkrácená tabulka přehledu čerpání dovolených. V předchozích verzích se tabulka za starí ne aktuální rok nezobrazovala vůbec. Nyní se zobrazují v prohlíení docházky informace o čerpání dovolené (ve dnech i případně v hodinách) a pokud se jedná o rok loňský, tak i kolik dní dovolené bylo převedeno do letoního roku (byl-li ji převod sputěn).
Od verze 7.71 lze ji při vkládání celodenní absence ručně přes editaci docházky nastavit délku fondu absence, která bude započtena jako uznaná pracovní doba. Pokud tedy chcete například při vkládání celodenní sluební cesty rovnou zadat její uznanou délku, která je jiná ne doba přednastavená fondem v kategoriích, stačí v konfiguraci programu v menu "Firma / Editace údajů" povolit novou konfigurační volbu "U editace docházky povolit zadání fondu při vkládání celodenní absence" a nastavení uloit. Poté ji bude při vkládání celodenní absence přes editaci docházky úplně dole v části pro vloení celodenní absence dostupné nové políčko "Fond", do kterého poadovanou délku uznané doby absence zadáte.
Program tím automaticky zaloí vyjímku uznávání absence nastavenou na tuto délku a není tedy nutné vkládat vyjímku zvlá ručně. Pokud délku absence měnit nechcete a má se pouít výchozí nastavená v kategoriích, necháte políčko "Fond" prázdné a vyjímka se nezaloí.
Pokud je v nastavení firmy vypnutá poloka ...(ajax), načte program po nastavení datumu a typu absence sám výchozí hodnotu fondu z výchozí kategorie pracovníka či rozpisu směn (nebo z kategorie např. 1 u automatických kategorií).
Pokud není povolení zadání fondu v konfiguraci firmy zapnuto, zobrazuje se doba fondu absence alespoň informačně bez monosti ruční úpravy její délky a za písmenem K pak i číslo kategorie (směny).
Od
verze 7.75 je v menu "Firma / Terminály BM-Finger"
dostupné nové tlačítko "Předvolby časů pro kódy přeruení".
Pomocí této nové funkce lze nastavit, e například odchody v pondělí
a pátek čipnuté na terminálu v čase mezi 11:00 a 12:00 budou
odchodem na přestávku. Take pokud máte terminál, který neumoňuje
definovat kódy přeruení a absencí pomocí funkčních kláves (např.
terminál BM-F108), tak i přesto lze zajistit, e systém nahraje
odchod na oběd, kdy čipnutí vyhoví zde nastaveným podmínkám.
Podmínky lze kombinovat podle několika kriterií:
- podle
stanovitě, tedy například budou platné jen pro terminál na vrátnici
ale u ne pro terminál v serverovně.
- podle typu identifikace,
například jen pro odchody a nikoli pro příchody či opačně.
-
podle dne v týdnu, například jen pracovní dny ale ne víkendy.
-
podle intervalu časů, např. od 10:50 do 12:10
Nejlépe vyhovující podmínka konkrétnímu čipnutí nastaví kód přeruení podle hodnoty poloky Abs. (absence).
Ve
lze kombinovat a samozřejmě vkládat postupně dalí a dalí záznamy,
take pro terminál na jedné pobočce mohou platit jiná pravidla ne
pro jiný terminál nebo terminál na centrále. Kadá omezující podmínka
můe být ponechána bez přesné specifikace (nap. akce platná pro
vechny terminály, libovolný typ pohybu a den týdne). Program
postupně prochází podmínky od těch obecnějích a po ty přesněji
specifikované a nejblíe vyhovující kadé konkrétní identifikaci.
Take podmínka s určením dne v týdnu a terminálu má přednost před
obecnou podmínkou platnou pro vechny terminály a dny týdne.
Například na obrázku výe se budou vechna čipnutí příchodu či odchodu provedená v libovolný den z libovolného terminálu převádět na sluební cestu. Ale pokud bude na terminálu u hlavního vchodu provedeno čipnutí odchodu mezi 11:00 a 11:59, nebude převedeno na sluební cestu, ale bude převedeno na odchod na přestávku (oběd). Program tedy dá přednost spodní podmínce, která je pro určité čipnutí přesněji specifikovaná před obecnějí vrchní podmínkou.
Podmínky
lze aplikovat i na terminály, které pomocí funkčních kláves umí
specifikovat typ přeruení. Pak se uplatní jen v případě, kdy
pracovník nezvolil při čipování ádný kód přeruení či absence.
Nechal jej tedy nulový - klasický příchod či odchod. Pokud nějaký typ
přeruení zvolí, např. sluební cestu, bude ponechán tento
pracovníkem navolený kód přeruení a podmínky nebudou zohledněny.
Volba provedená zaměstnancem má tedy přednost.
Tato nová funkce
je dostupná nejen pro terminály BM-Finger připojené po síti LAN, ale
i pokud nahráváte data pomocí USB flash disku, importujete data
pomocí souborů z jiných systémů v menu "Zaměstnanci / Editace
docházky / Import dat ostatní", nebo jetě pouíváte starý
typ terminálů BM-Term napojených na řídící jednotku BM-RJ02, tedy
starý terminálový rozvod BM-Net.
Od verze 7.77 přibyla v programu monost vyhodnocení stravného u zahraničních sluebních cest. Ve je popsáno výe u absence 3, kde byl návod původně pouze k českým sluebním cestám a od verze 7.77 byl doplněn i o informace ke sluebním cestám zahraničním včetně schopnosti správně počítat stravné i při souběhu české a zahraniční cesty v jeden den dle paragrafu 170 Zákoníku práce. Navíc je nově moné v modulu mezd v menu "Ostatní / Mzdy" spočítat i mzdu za vyslání zaměstnance do zahraničí. Kdy například u řidičů nákladní dopravy, kteří jedou do Rakouska, musí zaměstnavatel doloit, e za dobu práce v Rakousku obdrel zaměstnanec minimální zahraniční mzdu. Ta je odvozena od doby v zahraničí strávené, minimální mzdy platné v této zemi pro tuto profesi a například u řidičů nákladní dopravy dále i dle délky praxe a počtu náprav vozidla. Take jinou částku minimální mzdy má v Rakousku stanovenou řidič tří a více nápravového vozidla s délkou praxe do 5 let a jinou minimální zahraniční mzdu má řidič stejného vozidla s délkou praxe 20 let a více. Protoe program dokáe zjistit kurz měny na kadý den, dále má tabulku států a měn, umí z načipované docházky spočítat délku práce v zahraničí, stačí pro jednotlivé pracovníky nebo skupiny pracovníků nastavit výi této minimální zahraniční mzdy dle vykonávané práce (kódu absence zahraniční cesty) a program pak v modulu mezd uvádí i částku mzdového příplatku za toto vyslání do zahraničí.
Sazby minimální zahraniční mzdy nastavíte v menu "Ostatní / Mzdy / Nastavení sazeb", kde k jednotlivým zahraničním cestám ve spodní tabulce uvedete hodinové sazby v měně konkrétního státu.
Výe sazeb si stanovuje kadá země sama. Například pro Rakousko najdete informace i v četině na webu http://www.entsendeplattform.at/ ale poadavek na dodrení minimální mzdy vyslaných pracovníků se týká i dalích zemí jako je Francie, Německo, Itálie, Holandsko atd. Program měny a jména států načítá z menu "Firma / Sazby sl.cest / Přidělení kódů absencí zahraničním sl.cestám".
Protoe ablon sazeb můe být neomezené mnoství, můete si vytvořit tolik ablon sazeb, kolik máte zaměstnanců, pojmenovat je podle lidí a nastavit v nich odpovídající částky k práci v jednotlivých zemích. Tím například u řidičů zohledníte délku praxe, protoe kadému řidiči můete nastavit pro jednotlivé státy jeho vlastní sazby. Pokud budete mít podle kódu absence sluební cesty rozlieny i například počty náprav vozidel, lze nakombinovat i zadání řidič - vozidlo - praxe - stát. Poté tyto ablony sazeb přidělíte zaměstnancům v menu "Ostatní / Mzdy / Sazby zaměstnanců".
Samotné
vyhodnocení mzdy zaměstnanců vyslaných do zahraničí se pak provádí v
menu "Ostatní / Mzdy", kde vyberete pracovníka (nebo
celé oddělení či vechny) a spustíte výpočet pro poadované období.
Program pak podle načipované docházky ví, kolik hodin zaměstnanec ve
které zemi strávil, podle státu zná měnu, podle data kadé cesty
stáhne z webu ČNB kurz této měny na konkrétní den cesty a správně
spočítá sazbu mzdy za vyslání do zahraničí převedenou na Kč.
Na výe uvedeném příkladu je vidět jednak ipkou označené vyhodnocení mzdy za vyslání zaměstnance do zahraničí v buňkách Zahraniční mzda Rakousko a Zahraniční mzda Německo. Dále pak vyhodnocení příplatku na stravné, které je sečteno jak za zahraniční tak za české sluební cesty ve společné buňce Náhrady na cestovné. Podrobně je nastavení pro výpočet náhrad na sluebních cestách popsaný v první části této příručky v bodě 3-Sluební cesty. Pokud byste chtěli vidět podrobně podle dní rozepsané částky náhrad na stravné sluebních cest, lze je nechat vyhodnotit a zobrazit v menu „Ostatní / Absence / Vyhodnotit víc absencí najednou“ (nezatrhávat poloku Jen pevná).
Jen je nutné si uvědomit, e náhrady na zahraniční stravné se počítají jinak ne zahraniční mzda. Ta je odvozena čistě od doby v zahraničí strávené, kdeto nárok na stravné se počítá podle paragrafu 170 Zákoníku práce, vzniká a od určité výe této doby a je déle kombinován s případnou českou sluební cestou.
Od verze 7.78 se výe zahraniční mzdy za zahraniční sluební cestu zobrazuje i v sestavě „Výpis s absencemi“ dostupné např. v menu „Zaměstnanci / Prohlíení docházky“. A to ve spodní sumární tabulce, kde se buňka pro konkrétní cestu rozdělí na dvě části.
V horní
části je jako doposud počet hodin a výe náhrady na stravné. Ve
spodní části je pak za zkratkou
Z.mzda uvedena
výe zahraniční mzdy spočtená dle délek jednotlivých cest, kurzů měn
pro dané země v jednotlivé dny a výe hodinové sazby nastavené
v menu Ostatní / Mzdy / Nastavení sazeb. Konkrétní
ablona se sazbami se zaměstnanci přiděluje v menu Ostatní /
Mzdy / Sazby zaměstnanců.
Ve tedy souvisí s popisem k verzi 7.77 uvedeném na předchozích stranách s tím, e výe zahraniční mzdy se nově zobrazuje nejen ve vyhodnocení v modulu Ostatní / Mzdy, ale i v sestavě Zaměstnanci / Prohlíení docházky / Výpis s absencemi. Data se načítají asynchronně, take pokud je v menu Firma / Editace údajů zatrena poloka „Nezobrazovat uznanou dobu v editaci docházky, přehledu přítomnosti, vyjímkách atd. (ajax)“, zakáe se systému asynchronních přenosů a zahraniční mzda se zobrazovat nebude.
Od verze 7.82 lze v nastavení firmy nastavovat poloku „Na sumářích nezobrazovat informační délku neuznávaných absencí dle pevné prac. doby“. Pokud je povolena, zobrazí se na sestavách, které vypisují mimo jiné i délky čerpaných absencí (výsledovka, výkaz, přehledka, vyhodnocení absencí, exporty do mezd, uniexport a podobně) i pravděpodobná doba čerpání neuznávané absence dle pevné pracovní doby nastavené v kategoriích (není-li nulová), pokud je neuznávaná absence čipnuta na konci či začátku pracovní doby (u prvního příchodu nebo posledního odchodu tento den).
Například na této ukázce výe pracovník odeel v 11:12 na náhradní volno, ze kterého se ji nevrátil a pevná pracovní doba je nastavena na interval 7:00 a 13:00. Proto je u absence uveden čas 1:48 i kdy skutečná doba k nadpracování přesčasem pro splnění fondu je 2:48, co je uvedeno ve sloupečku pro přesčas.
Obdobně je to s prvním příchodem z neuznávané absence, kde program pro tuto absenci zobrazí dobu mezi začátkem pevné pracovní doby (nastaveným v kategorii a je-li nenulový) a tímto prvním příchodem. Take pokud je začátek pevné nastavený na 7:00 a pracovník má první čipnutý příchod v 8:11 s kódem 9 pro omluvenou absenci (příp. jinou neuznávanou absenci nastavenou začátkem i koncem na 0:00), je např. na výkaze ve sloupečku absencí uvedena čerpaná délka 1:11 (od začátku pevné v 7:00 do příchodu z neuznávané absence v 8:11). Viz ukázka níe.
Jedná
se pouze o informační časy bez vlivu na výpočet, ale pokud nevíte, e
tomu tak je, mohou nezkueného uivatele uvést v omyl - myslel by si,
e doba má být uznaná či dokonce proplacená. Proto lze zatrením
poloky „Na sumářích nezobrazovat informační délku
neuznávaných absencí dle pevné prac. doby“ v nastavení
firmy takové chování zakázat a program pak u neuznávaných absencí
tuto informační délku neuvádí. Nepřenáí se ani do sestav, ani do
exportů atd. Nastavení platí pro případ neuznávané absence na začátku
či konci pracovní doby a při nastavené nenulové délce pevné pracovní
doby v základních parametrech kategorie zaměstnance. Poté např.
pro druhý případ s příchodem bude na výkaze toto:
Nastavení se netýká jen prvního příchodu a posledního odchodu tento den, ale i neuznávaných absencí čerpaných v průběhu pracovní doby mezi dvěma seancemi (přítomnostmi). Pokud je poloka vypnutá, je zobrazena délka takové absence v průběhu pracovní dob. Viz ukázka:
Zde zobrazená délka není odvozena od pevné pracovní doby, take se nejedná o odhad, ale o přesný údaj, protoe začátek i konec čerpání absence je jasně stanoven odchodem a následným příchodem. Nemělo by tedy dojít k mylnému výkladu uvedené doby. Ale pokud v nastavení konfigurace firmy poloku zapnete, nebude uvedena ani tato délka neuznávané absence v průběhu dne. Viz tato ukázka:
Nastavení nemá vliv na uznávané absence, tedy takové, které mají v nastavení kategorie nenulový konec. Take pokud by pracovník čerpal kromě náhradního volna jetě navíc i uznávanou sluební cestu, bude sluební cesta zobrazena vdy.
Na výe uvedeném příkladě je poloka v nastavení firmy zapnutá, take náhradní volno se nezobrazuje, ale sluební cesta ano, protoe ta je uznávanou absencí.
Nastavení nemá vliv pouze na sestavu výkaz, ze které pocházejí výe uvedené ukázky, ale na některé dalí sestavy, které umí vypsat délku čerpané doby absence. Tedy i výsledovku, přehledku, výpis s absencemi, exporty a podobně. Údaj o délce neuznávané absence se vak nezobrazuje a ani nikdy nezobrazoval na sestavách jako je výpis v prohlíení docházky, stručná měsíční docházka, výpis grafický, lístek docházky.
Od verze 7.86 je moné aktivovat funkci schvalování celodenních absencí v menu „Kategorie / Schvalování absencí“ kde se nastaví, jaké kódy celodenních absencí vloených běným pracovníkem přes uivatelské menu bude nutné schvalovat nadřízeným či personalistou, případně administrátorem. Viz podrobný popis výe v polovině tohoto návodu na stránce nadepsané Schvalování celodenních absencí.
Schvalovat můe jak administrátor či personalista, tak svým podřízeným i vichni pracovníci s právem editace docházky, kterým se seznam absencí ke schválení zobrazí v jejich uivatelském menu v horní zelené části Editace. Vloení ádosti o absenci běným zaměstnancem i její schválení či zamítnutí je logováno a lze je dohledat v historii oprav.
Nově se informace o absencích zobrazuje i v modulech pro plánování směn, take pokud si pracovníci nahrávají celodenní absence dopředu (například dovolené, nemoci a podobně), máte při plánování směn přehled o tom, kdo má na který den nahranou nějakou celodenní absenci.
Schválené absence jsou zobrazeny ikonou se zeleným kříkem, neschválené pak ikonou s kříkem červeným. Po najetí myi na ikonu se zobrazí informace o tom, jaká absence je na tento konkrétní den nahraná. Na obrázku výe je tedy vidět, e na 20.2. má pan Adamec nahranou dovolenou, která jetě nebyla schválená.