BM Software, Němčičky 84, 69107 Němčičky u Břeclavi

Vývoj, výroba, prodej a montហdocházkových a identifikačních systémů

Tel: 519 430 765, Mobil: 608 447 546

e-mail: bmsoft@seznam.cz

web: http://www.dochazka.eu

Docházka 3000 – Absence a přerušení

Tato příručka navazuje na administrátorskou příručku a obsahuje podrobnější vysvětlení práce s celodenními absencemi a krátkodobými přerušeními v systému Docházka 3000. Zejména se jedná o podrobnější informace k dovoleným včetně půldnů, nastavování ročních limitů a meziročních převodů. Dále upřesňující informace ke služebním cestám a nemocem.

Docházka rozlišuje 2 typy nepřítomností:

1. Celodenní absence – pracovník tento den vůbec na pracovišti nebyl

2. Krátkodobá přerušení - pracovník byl na pracovišti jen část pracovní doby

Krátkodobá přerušení někdy označovaná i jako „krátkodobé absence“ či jen „přerušení“ tedy vyjadřují situaci, kdy pracovník nemá absenci celý den, ale část dne i pracuje na pracovišti. Takže si může docházku načipovat na terminálu. Kdežto v případě celodenní absence nebyl pracovník na pracovišti ani minutu a nemá tedy možnost na terminálu nic čipovat. U celodenních absencí tedy nejsou v docházce na tento den načipované vůbec žádné příchody ani odchody, kdežto u krátkodobých přerušení načipovány jsou.

Ukázka výpisu kontrolního listu z prohlížení docházky (menu Zaměstnanci / Prohlížení docházky) se dvěma dny celodenní absence Dovolená , a třemi krátkodobými přerušeními:

Důležité je si u krátkodobých přerušení uvědomit, že doba mezi příchodem a odchodem je doba práce na pracovišti. Doba samotného přerušení je mimo tento interval.

Na příkladu výše je vidět to, že u celodenní absence nejsou žádné časy příchodů a odchodů. Dovolená je prostě na celý den a až v kategoriích je nastaveno fondem dovolené, kolik hodin má být započteno do uznané pracovní doby. Dovolenou měl tedy pracovník na ukázce výše v pondělí a úterý.

Ve středu pracoval na pracovišti od 7:00 do 10:00 a kód 3 u odchodu říká, že odešel na služební cestu. Tento den se již do práce nevrátil, takže program počítá služební cestu až do konce abs. 3 nastaveného v kategoriích. Je zde tedy vidět, že pokud se ze sl. cesty již na pracoviště nevrací, není konec přerušení vůbec vyznačen.

Ve čtvrtek po celý den pracoval, pouze v poledne si odešel na oběd (kód přerušení 7). Je tedy vyznačen jak začátek přerušení ve 12:10 u odchodu, tak konec přerušení ve 12:35 u následujícího příchodu.

V pátek je naopak uvedena situace, kdy pracovník šel z domu k lékaři a do práce přišel až v 11 hodin. Zde není vyznačen začátek přerušení, takže program se podívá do kategorií na čas položku Začátek u absence 6 v pátek.

Je tedy velmi důležité uvědomit si základní fungování přerušení a absencí. U celodenních absencí se nevyznačují žádné příchody a odchody. U krátkodobých přerušení kód u příchodu říká, na jakém přerušení byl zaměstnanec předtím, než přišel na pracoviště. U odchodu kód přerušení říká, na jaké přerušení odešel. Kdežto čas mezi příchodem a odchodem je vždy práce na pracovišti.

Celý systém tedy funguje z pohledu možnosti či nemožnosti čipování na terminálu. Proto u celodenních absencí ani nemohou být uvedeny žádné příchody či odchody. Při celodenní absenci se prostě na pracoviště tento den vůbec nedostane a tedy nemůže nic čipovat. Stejně tak když odejde na přerušení, ze kterého se již do práce tento den navrací, nemůže být konec ani v docházce vyznačen a program musí použít čas konce zadaný pro toto přerušení na tento den týdne v kategoriích. Například při čerpání půldne dovolené bude v docházce jen toto:

Tedy doba od 7 do 11 je práce na pracovišti a kód 1 u odchodu říká, že pracovník odešel na přerušení Dovolená, čímž je u absence 1 vždy myšlen půlden. Pracovník si konec dovolené již vyznačit nemůže, respektive musel by pak v 15 hodin ještě přijít k terminálu, což samozřejmě dělat nebude. Do kdy se má přerušení uznávat je tedy nastaveno v kategoriích pomocí položky Konec a v tomto případě ještě v součinnosti s položkou Max.délka.

Z de je tedy vidět nastavení pro kód 1 – Dovolenou. Ve středu je Konec nastaven na 16:00, takže by se standardně uznávalo 5 hodin (od 11, kdy na dovolenou odešel až do 16). Ale díky nastavení maximální délky na 4 hodiny se započte o hodinu méně. A protože pracovník na pracovišti odpracoval 4 hodiny (od 7 do 11) a dovolená mu uznala další 4 hodiny, má celkovou uznanou dobu na výpise uvedenou 8:00 hodin a nemusí tedy nic napracovávat. Tímto způsobem fungují i všechny ostatní absence a přerušení – logika výpočtu je vždy stejná. Položky Začátek a Konec určují interval, kdy je čerpání krátkodobého přerušení uznáváno do odpracované doby. Pokud uznaná délka čerpání překročí nastavení v položce „Maximální délka“, je zkrácena na její hodnotu.

Položka Fond určuje uznanou dobu v případě absence celodenní a u ní se ještě zohledňuje nastavení pro uplatňování přestávek.

Pokud má pracovník kód absence vyznačený u prvního příchodu, započítává jí program od zde nastaveného Začátku. Pokud je kód uvedený u posledního odchodu, uznává se do nastaveného Konce.

Výše tedy bylo uvedeno základní shrnutí fungování přerušení a absencí, které je uvedeno i v administrátorské příručce. Dále již budou probrána specifika některých významnějších kódů:

1 – Dovolená:

Jak čipovat dovolenou již bylo uvedeno výše. A to jak celodenní, tak půldny. Samozřejmě může zaměstnanec čerpat půlden dovolené i před příchodem na pracoviště. Pak je tento v docházce čipnutý u příchodu a to například následovně:

Opět zde není žádný čas začátku a program použije jeho nastavení z kategorií. Což je v tomto případě 7:00, kdy je výsledných 5 hodin opět oříznuto na 4 maximální délkou. Ta by měla odpovídat polovině denního fondu nastaveného v kategorii v horní zelené tabulce základních parametrů:

Půlden dovolené může být na konkrétní den čipnutý pouze jeden. Kód 1 by měl tedy být pouze u jednoho příchodu či odchodu. Pokud je na konkrétní den načipováno víc kódů 1, odečte program stejně pouze jeden půlden z ročního nároku dovolené. Tato situace se může vyskytnout např. v tomto případě:

Pracovník tedy přišel v 7 normálně do práce. Po dvou hodinách si potřeboval něco soukromě zařídit. Protože nechtěl dobu nepřítomnosti napracovávat, rozhodl se pro čerpání půldne dovolené a u odchodu v 9:10 zadal kód 1. Před 13. hodinou se pak vrátil na pracoviště a pracoval až do konce směny. Takto správně označil čerpání půldne dovolené v průběhu pracovní směny.

Na výpise kontrolního listu docházky v menu Zaměstnanci / Prohlížení docházky je ve spodní části tabulka (pokud zatrhnete ve výběrových podmínkách položku Dovolené) ukazující stav nároku, čerpání a zůstatku dovolených. Viz ukázka výpisu zde:

Je zde vidět, kolik dnů loňské nevyčerpané dovolená bylo do letošního roku převedeno, jaký je letošní nárok a součet s převodem. Dále kolik dnů již bylo vyčerpáno a kolik tedy ještě zbývá. Od verze 7.63 se informace v tabulce stavu dovolených zobrazují jak ve dnech, tak v hodinách (viz dole poznámky k verzi 7.63) a je od verze 7.74 je doplněn sloupeček Krácení - viz dole poznámky k verzi 7.74).
Po kliknutí na zvýrazněný text Čerpáno je možné rychle dohledat, na které dny byla dovolená již nahraná.

Na výše uvedených příklad je vidět, že pokud pracovník čerpá půlden dovolené, tak i když celková délka uznané pracovní doby překročila 6 hodin, nebyla odečtena žádná přestávka v práci. Toto chování lze změnit a řídí se nastavením položky „Odečíst automaticky vloženou přestávku při půldnu dovolené“ v nastavení firmy – v menu Firma / Editace údajů. Ta je ve výchozím stavu po instalaci vypnutá a přestávka by se tedy uplatnila.

Dále je pro správné odečítání půldnů dovolené z ročního nároku potřeba ve stejném místě nastavení firmy zapnout položku Povolit "půldny" dovolené. Jinak by totiž nedocházelo k jejich odčítání z nároků.

Samotné nároky a roční převody spravuje administrátor v menu Ostatní / Dovolené. V horní tabulce je možné obě hodnoty upravovat ručně. To využijete jednak na začátku užívání docházkového systému, ale i později, když například přibíráte nového pracovníka a potřebujete mu dovolenou nastavit.

Kliknutím na číslo v položce Čerpáno je možné opět vypsat dny s načipovanou dovolenou.

Ve spodnějších částech tohoto menu jsou mimo jiné volby pro meziroční převody. Podrobnější vysvětlení je dostupné přes ikonu modrého otazníku vpravo dole

Důležité je, že pokud spouštíte převod ještě na konci roku do roku následujícího (např. 30.12.), ujistěte se, že všichni již mají nahranou dovolenou na celý tento rok (tedy i včetně Silvestra). Pokud totiž spustíte převod a následně v dovolených ještě něco upravíte, nepromítne se úprava do převedených údajů pro následující rok. Program administrátora na blížící se nutnost spuštění převodu upozorňuje celý prosinec. Pokud ale převod do konce roku nestihnete, je možné použít tlačítko „Převod nevyčerpané dovolené z loňska“ a tak můžete meziroční převody spustit až v lednu. Po kliknutí na tlačítko je zobrazeno, co bude komu převedeno a tak máte stále ještě možnost kontroly a oprav dovolené ve starém roce, než převod potvrdíte.

Samozřejmě je možné místo tlačítek k převodu ručně přepsat celou výše uvedenou tabulku. Ta ale zobrazuje vždy údaje za rok, který je aktuální právě nyní, takže loňské údaje v ní po změně roku nedohledáte. Proto je určitě vhodnější použití převodních modulů.

A pokud přesto uděláte chybu, je možné všechny kroky postupně odvolávat a vracet se do předchozích stavů pomocí tlačítka Archiv dat dovolené.

Díky tomu, že lze odvolat i samotné obnovení z archivu, dokážete se vždy dostat v historii zpět před jakoukoli chybně provedenou akci v modulu dovolených. Kliknutím na ikonu lupy navíc předem zjistíte jaká data tento konkrétní záznam obsahuje a ještě před aktivací dat z archivu tak víte, jaký stav dovolené bude obnoven.

Dovolená v hodinách:

Od verze 7.64 program při prohlížení měsíčního výpisu docházky (např. v menu Zaměstnanci / Prohlížení docházky“ ) zobrazuje ve spodní části výpisu v sumáři čerpání dovolené informaci o celkovém nároku, čerpání a zůstatku dovolené jak ve dnech, tak nově i v hodinách (viz šipka na níže uvedeném obrázku), a to pokud je v menu „Firma / Editace údajů“ zapnutá položka "Na výpise v prohlížení docházky zobrazovat sumář dovolené i v hodinách" a pracovník v zobrazeném roce již nějakou dovolenou čerpal.

Informace o hodinách se načítá asynchronně a doplní se tedy do tabulky se zpožděním, protože musí proběhnout podrobný výpočet čerpání absence za celý rok. Což může na pomalejším PC trvat i několik vteřin (dle rychlosti docházkového serveru). Nezobrazuje se, pokud je čerpání ve dnech nulové.

Údaj o čerpání je počítán dle uznané doby, tedy nikoli prostým vynásobením denního údaje délkou fondu, ale s přesností na minuty u přerušení. Takže když je uznávání dovolené nastaveno například do 16:00 hodin a pracovník si čipne odchod na dovolenou ve 12:05, je do čerpaných dní sice započten půlden (0,5 dne), ale do čerpaných hodin přesný čas, tedy 3:55.

Nárok je počítán dle novely zákoníku práce, tedy počtem dní dovolené násobený běžným denním fondem pracovní doby. Například zaměstnanec, který má nárok na 4 týdny dovolené (20 dní) a 8 hodinový fond (40 hodin týdně), má dle výpočtu roční nárok dovolené 160 hodin. Denní fond program zjistí z přidělené kategorie součtem fondu (zelená tabulka základních parametrů) a roční nárok v počtu dnů z modulu Ostatní / Dovolené (součet nároku a převodu). Celkový nárok v hodinách se tedy počítá následovně:

dovolená v hodinách = (týdenní fond / počet dní s fondem) * počet dní dovolené

Na výše uvedeném příkladě v obrázku se tedy 180 hodin dovolené vypočítalo tak, že program z hlavní kategorie zaměstnance zjistil, že má v základních parametrech nastavený celkový týdenní fond na 40 hodin a to na 5 dní (pondělí až pátek po 8 hodinách). Z převodů dovolených zjistil, že letošní nárok je 20 dní plus 2,5 dne dovolené převedené z předchozího roku, celkem tedy 22,5 dne. Výpočet tedy byl: ( 40 / 5 ) * 22,5 = 180

Takzvaná hlavní kategorie, podle které program zjišuje průměrný fond pro převod nároku dovolená na hodiny, je v tabulce zobrazena pod počtem dní letošního nároku na dovolenou (na obrázku výše kat.1) . U běžné jednosměnné pracovní doby je to ta kategorie, kterou má zaměstnanec zadanou v menu Zaměstnanci / Editace údajů v položce Kategorie. V případě zaměstnanců pracujících na směny se hlavní kategorie určí dle typu nastavení směnného provozu takto:

A) U pracovníků s nastavenou plovoucí kategorií je hlavní kategorie ta, která je v menu Kategorie / Plovoucí kategorie nastavena v položce Hlavní kategorie.

B) Pro pracovníky s osobním rozpisem směn lze hlavní kategorii opět dohledat v menu Kategorie / Plovoucí kategorie ve stejné položce pro plovoucí kategorii jejíž číslo odpovídá osobnímu číslu pracovníka s přičtenou hodnotou 100000. Jedná se o kategorii, kterou měl zaměstnanec přidělenou před tím, než u něj byl spuštěn převod na osobní rozpis směn.

C) Zaměstnanci, kteří používají Automatickou kategorii, tedy přidělování směny dle času prvního čipnutého příchodu, se hlavní kategorie nastavuje podle oddělení do nějž zaměstnanec patří v menu Kategorie / Automatické kategorie a to v části Definice výchozí kategorie pro nepřítomnosti. Není-li zde pro oddělení zaměstnance vložený žádný záznam, použijí se pro výpočet průměrného fondu hodnoty v kategorii 1.

D) V ostatních případech se jako hlavní kategorie použije ta s číslem 1. Tedy například pokud máte pro některé pracovníky povoleno započítávání čisté práce bez fondů a přesčasů.

Bližší informace k nastavení směn naleznete v příručce v menu Firma / Návody PDF / Nastavení směn

Na pomalém docházkovém serveru lze zobrazení čerpání v hodinách vypnut v menu „Firma / Editace údajů“ deaktivací položky „Na výpise v prohlížení docházky zobrazovat sumář dovolené i v hodinách.“

Krácení dovolené:

Od verze 7.74 byl program doplněn a evidenci krácení dní dovolené při dlouhodobé absenci neposuzované jako výkon práce. Tedy například dlouhodobé nemoci přesahující 100 prac. dní, kdy se nárok na dovolenou krátí o 1/12 a stejně tak za každých dalších 21 prac. dní. Přesněji je vše popsáno přímo v zákoníku práce v paragrafu 223. Dny krácení můžete doplnit buď ručně v menu "Ostatní / Dovolené" do nové položky "Krácení".

Krácení dovolené však umí program vypočítat i sám, takže nemusíte dělat složité ruční počítání náchylné k chybám ani ruční aktualizace položky "Krácení". Stačí spustit novou kontrolní sestavu nazvanou "Krácení dovolené", kterou nově najdete v menu "Ostatní / Kontrola" ve spodní části.

Vyberete pracovníky (např. i všechny) a období ke kontrole. Upravit lze i parametry pro krácení, například které kódy absencí se mají kontrolovat (předvybraná je nemoc), délka absence, poměr krácení, minimální nekratitelný zůstatek dovolené atd.

Standardní nastavení dle zákoníku je krácení o 1/12 ročního nároku dovolené při délce absence 100 a více pracovních dní, o další 1/12 za každých dalších 21 pracovních dní a minimální nekratitelný zůstatek dovolené je 2 týdny. Vše lze ale přenastavit, kdyby došlo aktualizací zákoníku práce k úpravě parametrů.

Zkoumaný interval období můžete také nastavit, ale předvoleno je krácení za aktuální rok, takže pak stačí kliknout na tlačítko "Celý tento rok" a výpočet se spustí. Případně pokud na začátku roku potřebujete kontrolovat rok loňský, protože jste to před koncem roku nestihli, stačí kliknout na tlačítko "Minulý rok".

Pokud absence začala v předchozím roce nebo pokračuje do následujícího, program s tím počítá a dívá se na její délku od jejího skutečného začátku do konce, takže je vše vypočteno správně i když absence přechází mezi roky.

Program pak vypočítá krácení pro jednotlivé zaměstnance dle jejich výběru a pokud jste v zadávacích podmínkách sestavy zatrhli volbu "Vypočtené krácení zapsat do databáze nároků dovolených", přepíše i položku "Krácení" v tabulce nároků dovolených, takže to nemusíte doplňovat ručně. Původní údaje lze stále dohledat a případně obnovit v archivu dat dovolené. Pokud volbu pro zápis nezatrhnete, slouží spuštění sestavy jen jako informační podklad k prohlédnutí či tisku a neprovádí změny v databázi dovolených.

Toto krácení se pak odečte od součtu letošního nároku s převodem z loňska a výsledek je pak celkovým letošním nárokem dovolené, kterou lze čerpat. Krácení můžete průběžně během roku aktualizovat a letošní nárok se podle toho dopočítává, takže při průběžném čerpání dovolené je zůstatek stále správně aktualizovaný. Vše se pak zobrazuje i na sestavách výpisu docházky v prohlížení docházky, v editaci docházky, výkazu atd.

Od verze programu 7.91 již samotné sestavy v menu „Ostatní / Dovolené“ a také „Převod nevyčerpané dovolené z loňska“ obsahují sloupeček s návrhem krácení a tak stačí při ukládání dole zatrhnout volbu „Zapsat i navrhovaná krácení“ a program zohlední krácení dovolené při dlouhodobé nemoci bez nutnosti vstupovat do menu „Ostatní / Kontrola“. Tam je ale přec jen více možností nastavení než jen výchozí dle ZP.

Veškeré změny v databázi dovolených lze v případě chyby vrátit zpět pomocí menu „Ostatní / Dovolené / Archiv dat dovolené“. Zde je zobrazena i možnost vrátit se do stavu před ruční úpravou krácení nebo před automatickým spuštěním krácení dovolené v menu Ostatní / Sestavy.

Takže například pokud si krácení dovolené doplňujete ručně a pak omylem spustíte automatickou sestavu se zápisem do databáze, čímž si původní ručně vkládané údaje přepíšete, není žádný problém vrátit systém do původního stavu před přepsáním údajů a automatickou sestavu použít znovu, ale tentokrát jen pro výpis bez zatržení volby pro uložení vypočtených dat do databáze.

2 – Nemoc:

Kód absence 2 je určen pro čipování nemocí. Nemoc by měla být vždy zadávána jen jako celodenní absence. Samotná docházka se sice nebrání jejímu čipování i jako krátkodobého přerušení, ale problém pak může nastat s vyhodnocením takto načipovaných nemocí při přenosu do mzdových programů, Pokud tedy pracovník v průběhu pracovního dne odejde k lékaři a ten jej následně uzná práce neschopným, může být tento započatý den být načipovaný jako absence 6 – návštěva lékaře. Záleží jak lékař vypíše neschopenku (Rozhodnutí o DPN).

Obdobně když jde po nemoci ještě na kontrolu a po kontrole ten stejný den již nastoupí na pracoviště. Ukázka:

Na výše uvedeném výpise je rovněž vidět, že nemoci je na rozdíl od většiny ostatních absencí potřeba nahrávat i na víkendy a případné dny svátků v celém intervalu trvání pracovní neschopnosti. A to z důvodu správného vyhodnocení proplacených a neproplácených dnů nemocenské, které se následně projeví nejen ve výsledovce a dalších souhrnných sestavách, ale i při exportu dat do mzdových systémů.

V menu „Firma / Editace údajů“ se proplácené intervaly nastavují položkou „Nemoc (abs.2) proplácena od __4__ prac. dne do __14_ kal. dne.“ A od verze programu 7.82 lze navíc nastavit, zda se má pro část proplácenou zaměstnavatelem počítat podle dnů kalendářních nebo podle dnů pracovních.

Doporučené nastavení je samozřejmě na dny pracovní, aby bylo v souladu se zákoníkem práce. Takže správné nastavení např. pro rok 2018 je: "Nemoc proplácena od 4 pracovního dne do 14 kalendářního dne (včetně)".

Tímto nastavením se první tři pracovní dny neproplácí vůbec a od 4. pracovního dne do 14 kalendářního dne proplácí nemocenskou za pracovní dny zaměstnavatel. Pokud nastavení přepnete na dny kalendářní, bude zaměstnancům proplácena nemocenská i za dny, kdy nemají nastavený fond pracovní doby (nemají směnu, např. víkendy). Vyhodnocení se provádí jako doposud v sestavě výsledovka, kde program v odpovídajících položkách záhlaví tabulky uvádí, zda je nastaveno počítání podle dní kalendářních nebo pracovních.

Takže pokud by například v prosinci 2018 měl zaměstnanec celý měsíc nemoc (která začala 1.12. a má jí nahranou samozřejmě správně včetně víkendů a svátků), vyhodnotí pří nastavení na pracovní dny výsledovka k proplacení 7 pracovních dní, 3 dny bez platby a 17 dní placených z nemocenského pojištění. Kdyby byla položka nastavena na dny kalendářní, tak při stejně nahrané nemoci ve stejném měsíci by zaměstnavatel proplácel 11 dní (kalendářních) a nikoli 7 dní (pracovních). Ostatní údaje by v tomto měsíci zůstaly stejné.

Na následujícím obrázku je ukázka vyhodnocení nemoci na pracovní dny ve výsledovce pro uváděný příklad pracovní neschopnosti pro celý měsíc prosinec roku 2018 pro pracovníka s pracovními dny pondělí až pátek.

Takto se výsledovka zobrazí při nastavení vyhodnocení nemocenské na dny pracovní. Pokud by v konfiguraci firmy bylo nastaveno vyhodnocení dní kalendářních, zobrazila by výsledovka tuto sestavu:

Prostřední dvě položky by se vyhodnocovaly podle dní kalendářních (změní se i popis) a obě se pak počítají jiným algoritmem. Nastavení má samozřejmě vliv i na ostatní sestavy jako je výkaz, přehledka, exporty a podobně. Tedy na sestavy, které obsahují podrobné vyhodnocení nemocenské.

Program při počítání dní zohledňuje i případ, kdy počátek nemocenské nastal v předchozím období. Tedy kdyby na výše uvedeném případě začala nemoc již s počátkem listopadu a vy byste následně vyhodnocovali prosinec, program se při počítání dní dívá na skutečný počátek nemoci a podle toho započte dny ve vyhodnoceném období správně. Tedy v tomto případě vyhodnocení prosincového období, kdy pracovník byl nemocný od 1. listopadu do konce prosince či déle, by v prosinci v položce pro 4. pracovní až 14. kalendářní den byla nula (zaměstnavatel proplácel již ve mzdě za  listopad), stejně tak pro první tři neplacené pracovní dny by byla nula a v položce pro nemoc nad 14 kal. dní by bylo 31, tedy všechny prosincové kal. dny nemoci.

3 – Služební cesty:

Specifikem služebních cest je schopnost programu vyhodnocovat nároky na proplácení náhrad na stravné. Jejich sazby se nastavují v menu Firma / Sazby sl. cest.

Minimální výše sazby je daná zákonem a většinou se meziročně mění. Proto je třeba na začátku roku, jakmile máte uzavřenou a kompletně zpracovanou docházku za rok minulý, sazby pro nový rok opravit.

Kromě absence 3 je možné nadefinovat sazby i na jiné kódy absencí, ale jedná se o tuzemské služební cesty. Zahraniční cesty se zadávají v menu „Přidělení kódů absencí zahraničním sl. cestám“. Viz další strana.

Pokud využíváte schopnost docházky počítat nároky na stravenky a výše jejich cen či příspěvků, je třeba myslet na to, že jakmile vznikne nárok na náhradu stravného u služební cesty, tak nárok na stravenku danou délkou odpracované doby může pro tento den zaniknout. Protože služební cesta se do nároku stravenky nepočítá.

Samotné služební cesty se čipují úplně stejně jako jakékoli jiné absence a přerušení. Pokud si tedy zaměstnanec čipne např. u odchodu služební cestu, ze které se již ten den na pracoviště nevrátí, je počítaná až do doby nastavené v položce Konec v jeho kategorii. Pomocí modulu vyjímek v menu Zaměstnanci / Vyjímky docházky je však možné programu říct, aby tomuto pracovníkovi v tento den počítal služební cestu do jiného času, než jaký je nastavený v kategoriích.

Při vkládání takové vyjímky tedy přepnete kód absence na služební cestu a položky pro začátek a konec nastavíte na interval, kdy se má služební cesta uznávat. Samozřejmě je ještě potřeba nastavit jméno pracovníka a datum. Toto platí pro služební cestu zadanou jako krátkodobé přerušení. Tedy případ, kdy pracovník má čipnutou i přítomnost na pracovišti. Pokud chcete „přebít“ uznanou dobu z kategorií u absence celodenní, pak místo začátku a konce nastavíte položku Fond.

Samotné vyhodnocení výše nároků na stravné naleznete například na výsledovce ve sloupečku Stravné sl.cest. nebo na výkaze ve spodní sumární tabulce v položce 147. Pokud ale chcete podrobné denní údaje, můžete využít buď sestavu „Výpis s absencemi“ v menu „Zaměstnanci / Prohlížení docházky“ nebo menu Ostatní / Absence, kde vyhodnotíte absenci 3 a zatrhnete položku Vyúčtování stravného:

Zahraniční služební cesty:

Od verze programu 7.77 přibyla možnost vyhodnocení stravného i pro zahraniční služební cesty. Protože program automaticky nedefinuje žádné kódy absencí pro služební cesty do jednotlivých zemí, musíte nejprve v menu „Kategorie / Editace kategorií“ vybrat nějaký volné kódy absencí a vyplnit jejich název nejlépe tak, aby obsahoval název země kvůli lepší přehlednosti. Viz ukázka níže, kde jsou použity kódy 16 až 18:

Je určitě vhodné nastavit takto na stejné kódy všechny kategorie, tedy nejen kategorii 1, ale i případné další které používáte. Nyní v menu „Firma / Sazby sl. cest“ dole přes tlačítko „Přidělení kódů absencí zahraničním sl. cestám“ programu řeknete, která absence má být navázána na jaký stát. Program totiž nepoužívá slovní popis z kategorii, má vlastní tabulku zemí ve které se každý rok definuje sazba a měna.

Ve spodní modré části se tedy k absenci 18 přidělí stát Německo. Program pak v horní tabulce zobrazí měnu a sazbu, která se použije pro výpočet. Při výpočtu si na každý den zjistí z webu ČNB kurz konkrétní měny a v sestavách jako je Výpis s absencemi, Výkaz, Výsledovka, UniExport¸ Export XML, Přehledka ale např. i ve vyhodnocení absencí v menu Ostatní / Absence pak již ukazuje přepočtené stravné dle denního kurzu pro každou konkrétní služební cestu. Tabulku sazeb a měn pro jednotlivé státy můžete editovat, prohlížet, exportovat i importovat opět v menu „Firma / Sazby sl. cest / Přidělení kódů absencí zahraničním sl. cestám“ přes odpovídající tlačítka dole. Ale výrobce každý rok vše aktualizuje, takže stačí v lednu systém aktualizovat.

Zahraniční služební cesty se čipují podobně jako jiné absence, ale většinou zaměstnanec vyjede z ČR, část cesty je tedy české a až po určité době překročí hranice a další část jede v zahraničí. Poté opět překročí hranice a navazuje opět česká služební cesta. Při čipování (většinou spíše ruční editaci docházky) se tedy musí vložit do stejné minuty fiktivní příchod z české sl. cesty a ve stejnou minutu odchod na zahraniční. Analogicky při zpětném překročení hranic zpět do ČR. Na níže uvedeném příkladu je tedy správné načipovaní této situace:

Pracovník v 6:00 přišel do práce a v 7:00 odjel do Rakouska. Jel ale nejprve po ČR a hranice překročil v 8:00. Do 14:00 jezdil po Rakousku, kdy opět překročil hranice zpět do ČR a v 15:00 se vrátil do firmy. Pracoval ještě hodinu na pracovišti a v 16:00 odešel domů. V editaci docházky bude zadané toto:

Na klasickém výpise v prohlížení docházky uvidíte tuto situaci již přehledněji takto:

Tedy od 6:00 do 7:00 na pracovišti. Od 7:00 do 8:00 cesta po ČR. Od 8:00 do 14:00 cesta po Rakousku. Od 14:00 do 15:00 cesta opět po ČR a od 15:00 do 16:00 práce na pracovišti.

A např. v menu „Zaměstnanci / Prohlížení docházky / Výpis s absencemi“ je již vidět i vypočtené stravné:

Výše uvedený příklad se týká dne 1.10.2018 označený na obrázku šipkou. Na 9.10. vidíte jinou situaci, kdy vzniklo stravné jak za cestu po ČR, tak i zahraniční. Ve spodní části je pak vše sečteno, takže zjistíte i kolik peněz se má vyplatit nejen za českou cestu, ale i za cesty po zahraničí. Podmínkou fungování je to, že se hlavní PC docházky může spojit se serverem ČNB a zjistit kurzy měn na jednotlivé dny. Pokud by spojení nebylo k dispozici, vypíše se při zobrazování sestavy varovné hlášení že částky nebudou spočteny právně.

Sumární údaje za cesty pak již najdete například v sestavě „Zaměstnanci / Prohlížení docházky / Výsledovka“

Nebo mimo jiné také na výkaze v menu „Zaměstnanci / Prohlížení docházky / Výkaz“ :

Při souběhu české a zahraniční cesty v jeden den používá program pro výpočet postup dle Zákoníku práce, paragrafu 170, který by se dal zjednodušit do této tabulky:

Pro samotný výpočet částky zahraničního stravného tedy program vypočte dobu cesty v ČR a v zahraničí. Poté z výše uvedené tabulky zjistí, jaká část základní zahraniční sazby bude uplatněna. Následně se podívá do tabulky zahraničních sazeb na výši sazby a měnu. Dotáže se ČNB na kurz měny vůči KČ pro daný den a podle kurzu převede uplatnitelnou část zahraniční sazby na KČ. Celý výpočet si můžete sami nasimulovat v menu „Ostatní / Zákaznické sestavy / Zahraniční stravné“, kde do prvního řádku zadáte datum a čas české cesty a zemi vyberete ČR. Do dalších řádků pak zadáváte délky zahraničních cest a výběr země.

Základní zahraniční sazby můžete prohlédnout v menu „Firma / Sazby sl. cest / Přidělení kódů absencí zahraničním sl. cestám“ přes Zobrazit tabulku sazeb. Můžete jí také importovat z CSV souboru stejného formátu. Kurzy získané z ČNB si program ukládá a tak se opakovaně nedotazuje na už jednou načtená data.

4 – OČR: Ošetřování člena rodiny (neboli paragraf)

Níže uvedený popis může být zastaralý. Informace si průběžně ověřujte dle platné legislativy

Ošetřovné je jedna z dávek nemocenského pojištění. Tento pojem má většina lidí zapsaný jako peníze, které lze od státu získat, když musíme z vážných důvodů zůstat doma na paragraf. Na ošetřovné má nárok zaměstnanec, který nemůže pracovat, protože se musí krátkodobě postarat o dítě. Tato dávka se poskytuje vždy, pokud jeho dítě mladší 10 let onemocní, nebo se mu stane úraz. V případě nemoci, či úrazu staršího dítěte náleží ošetřovné tehdy, jestliže o potřebě jeho ošetřování rozhodne ošetřující lékař.

Ošetřovné lze čerpat i v době, kdy zaměstnanec musí pečovat o zdravé dítě mladší 10 let proto, že školské, nebo dětské zařízení bylo uzavřeno pro nepředvídanou událost, například kvůli havárii, epidemii či přírodní katastrofě (např. povodně). Dávka se vyplácí i tehdy, jestliže dítěti byla nařízena karanténa, nebo osoba, například matka v domácnosti, která jinak o dítě pečuje, sama onemocní. Ošetřovné se poskytuje v situaci, kdy je třeba ošetřovat nemocného člena domácnosti, například manžela, manželku či babičku, jejichž zdravotní stav podle rozhodnutí ošetřujícího lékaře vyžaduje kvůli nemoci či úrazu krátkodobou péči jiné osoby. Podmínkou přitom je, že členové rodiny, o které je nutné se starat, spolu žijí trvale ve společné domácnosti a společně uhrazují náklady na své potřeby.

Ošetřovné se proplácí již od prvého dne nezbytné péče, a to nejvýše na dobu devíti kalendářních dnů. Vyplácí se přitom i za soboty, neděle a svátky. Rodiče se v průběhu devíti kalendářních dnů mohou v ošetřování jednou vystřídat, například od prvního do sedmého dne bude s dítětem doma matka, pak o dítě bude pečovat otec, který má v takovém případě na ošetřovné nárok na zbývající dva kalendářní dny. V případě, že je zaměstnanec osamělý a má v trvalé péči dítě do věku 16 let, které neukončilo povinnou školní docházku, může čerpat ošetřovné až 16 kalendářních dnů.

Přednastavené parametry absence 4 v docházkovém systému slouží pouze jako příklad a započítávání upravte podle aktuálně platné legislativy. Viz popis významu položek na prvních dvou stranách tohoto návodu.

5 – Překážka:

Zákoník práce definuje celou řadů různých překážek v práci - osobní překážky v práci na straně zaměstnance, překážky z důvodu obecného zájmu, výkon veřejné funkce, výkon občanské povinnosti atd. Dále pak překážky na straně zaměstnavatele, mezi něž patří například prostoje a přerušení práce kvůli nepříznivým povětrnostním vlivům. Přednastavené parametry absence 5 v docházkovém systému slouží pouze jako příklad a započítávání upravte podle aktuálně platné legislativy. Viz popis významu položek na prvních dvou stranách tohoto návodu.

6 – Lékař:

Jedná se vlastně o jednu z překážek v práci na straně zaměstnance. Obecně jde o situace, kdy zaměstnanec nemůže pro zaměstnavatele konat práci v pracovní době, přičemž zaměstnavatel je povinen nepřítomnost zaměstnance na pracovišti omluvit, poskytnout mu pracovní volno a ve stanovených případech i náhradu mzdy nebo platu. Náhrada mzdy se poskytuje ve výši průměrného výdělku zaměstnance.

Zaměstnanec má ale povinnost plánovat si návštěvu lékaře tak, aby nezasahovala do jeho pracovní doby. Až v případě, že nelze jinak, než navštívit lékaře v pracovní době, vzniká zaměstnanci zároveň povinnost každé takové předem naplánované vyšetření či ošetření u lékaře oznámit zaměstnavateli s dostatečným předstihem – tedy neprodleně, jak se o něm sám dozví. Pracovní volno s náhradou mzdy či platu se poskytne na tzv. nezbytně dlouhou dobu. Do tohoto časového intervalu tedy spadá kromě samotného lékařského úkonu také například cesta k lékaři a zpět nebo čas strávený v čekárně a další jiné přímo související úkony.

Pro vyplacení náhrady mzdy či platu za celou nezbytně dlouhou dobu (tedy včetně cesty tam a zpět) je ovšem nutné, aby zaměstnanec navštívil co možná nejbližší zdravotnické zařízení, které dané služby poskytuje (a které má smluvní vztah s pojišovnou, u které je zaměstnanec přihlášen).

V opačném případě zaměstnavatel hradí náhradu mzdy či platu pouze za čas, který odpovídá době, kterou by zaměstnanec strávil návštěvou nejbližšího zdravotnického zařízení.

Přednastavené parametry absence 6 v docházkovém systému slouží pouze jako příklad a započítávání upravte podle aktuálně platné legislativy. Viz popis významu položek na prvních dvou stranách tohoto návodu.

7 – Přestávka:

Absenci 7 používá program napevno pro povinné přestávky dle Zákoníku práce. Problematika přestávek je rozsáhlejší a proto se jí věnuje speciální příručka. Najdete jí buď na instalačním CD docházky ve složce Prirucky pod názvem Nastaveni_prestavek.pdf nebo přímo v programu v menu „Firma / Návody PDF“ pod odkazem Přestávky. V nastavení kategorií by v tabulce pro nastavení absence 7 (přestávka) měly být všude samé nuly (0:00). Což je po instalaci takto správně přednastaveno. Přestávka se nikdy nepočítá do uznané odpracované doby.

8 – Náhradní volno:

Absence 8 – Náhradní volno se standardně používá pro případy, kdy má pracovník nadpracovaný nějaký přesčas a chce si jej vybrat formou volna. Případně si vezme náhradní volno i když z minulého období přesčas nemá, ale počítá s tím, že jej v budoucnu nadpracuje (nejlépe v průběhu stejného měsíce).

Nastavení absence 8 by v kategoriích mělo obsahovat samé nuly. Takto je po instalaci i přednastaveno. Je to právě z toho důvodu, aby se nepřítomnost z důvodu čerpání náhradního volna dále nenapočítávala a tedy aby v sumárním součtu přesčasu správně odečetla potřebnou část pro splnění pracovního fondu.

Pokud by totiž nebylo náhradní volno takto nastaveno, neodečetla by se čerpaná část z přesčasu a tudíž by se náhradní volno chovalo podobně jako například Lékař, Nemoc či jiné uznávané absence. Takže byste pracovníkovi proplatili jak dobu náhradního volna, tak navíc i dobu přesčasu. Aby k takovému chybnému chování nedošlo, musí být náhradní volno nastaveno na nuly dle obrázku vlevo.

Pak je zajištěno, že se program chová správně a o dobu čerpaného náhradního volna sníží v celkovém součtu přesčas ve vyhodnocovaném období. Pokud pracovník přesčas k pokrytí náhradního volna nemá, dostane buď nižší plat o chybějící hodiny, nebo se mu minusový přesčas převede do dalšího měsíce k nadpracování.

Na obrázku níže vidíte, jak se správně náhradní volno chová.

V úterý a ve středu odpracoval pracovník dohromady 5 hodin přesčasu (2:20 + 2:40). V pátek tedy mohl odejít dříve, což také učinil a odešel o čtyři a půl hodiny dříve než by jinak měl, aby splnil pracovní 8 hodinový fond. Program mu správně od přesčasu automaticky odečet tento čas (5:00 – 4:30) a tak je v dolní součtové tabulce zbývající nevyčerpaný přesčas již jen půl hodiny.

Náhradní volno lze samozřejmě čerpat i jako celodenní absenci a pak je ve sloupečku balanc mínusem celý denní fond nastavený v základních parametrech kategorie. V tomto případě by to bylo -8:00 a pracovníky by tedy ještě musel nadpracovat další 3 hodiny, pokud by si v pátek vzal náhradní volno jako celodenní absenci.

Schvalování celodenních absencí:

V programu přibyla od verze 7.86 možnost schvalování absencí. Administrátor může v menu "Kategorie / Schvalování absencí" zatržítkem určit, které absence musí být schvalovány. Ostatní lze vložit přímo.

Takže pokud si zaměstnanec sám nahraje do docházky nějakou celodenní absenci přes své uživatelské menu, a její kód má nastavenu nutnost schvalování, je v prohlížení i editaci docházky označena jako "Neschválená" a sestavy jako výkaz, výsledovka, přehledka a další tuto absenci ignorují.

Aby se začala zohledňovat ve vyhodnocení, musí jí nejprve administrátor nebo pracovník s právem editace docházky schválit. Na přítomnost neschválených absencí jsou tito po přihlášení do programu upozorněni.

Samotné schválení či zamítnutí absence lze provést přes editaci docházky pracovníka, který o celodenní absenci žádá a to pomocí tlačítek Schválit nebo Zamítnout.

Administrátor může toto provést i přímo v prohlížení docházky pomocí ikonek fajky nebo křížku.

Hromadně lze absence schvalovat či zamítat také v menu "Kategorie / Schvalování absencí", kde jsou ve spodní části vypsané všechny doposud neschválené absence.

Další obecné informace:

Ruční editace

Ručně se do programu vkládají většinou jen celodenní absence, které si zaměstnanci na terminálech nečipují, což je logické. Může ale nastat situace, kdy si pracovník zapomene čipnout krátkodobé přerušení a pak je třeba je přes editaci docházky (Zaměstnanci / Editace docházky) vložit ručně přes spodní zelený formulář. V tomto případě je třeba přerušení zadat správně s logickým navazováním časů a kódů. Údaje musí navazovat tak, jako kdyby si je pracovník opravdu čipoval na terminálu – tedy během pohybu kolem něj. Takže čas uvnitř intervalu příchod – odchod je práce na pracovišti, nikoli doba čerpání absence či přerušení. Doba čerpaného krátkodobého přerušení tedy začíná odchodem a končí následujícím příchodem. Přičemž pokud se jedná o stejný den, musí být u odchodu stejný kód (kód čerpaného přerušení) jako u následujícího příchodu. Viz ukázky a vysvětlení na první straně tohoto návodu.

Formulář pro vkládání celodenních absencí tedy naleznete v menu Zaměstnanci / Editace docházky, kde vyberete zaměstnance a období k editaci. Pod modře podbarveným seznamem denních záznamů (jež můžete upravovat a mazat) naleznete dole zelený formulář pro vkládání záznamů nových:

V jeho první části se zadávají seance, tedy páry příchodů a odchodů určujících dobu přítomnosti na pracovišti. Pokud u příchodu zadáte nějaký kód, tak tento kód říká, jaké přerušení čerpal pracovník tento den předtím, než přišel do práce. Pokud zadáte kód u odchodu, řeknete tím programu, jaké přerušení pracovník čerpá po odchodu z pracoviště.

Ve druhé části se pak zadávají celodenní absence. Tedy celodenní nepřítomnosti, kdy pracovník se tento pracovní den vůbec na pracovišti nevyskytoval. Zadá se tedy pouze datum a kód absence. Pokud potřebujete zadat nepřítomnost na delší období, stačí kliknout na tlačítko Interval a pak je možné zadat datum prvního a posledního dne intervalu absence. Program jí poté nahraje na všechny pracovní dny v tomto intervalu. Pokud zatrhnete položku I svátky, nahraje se absence i na víkendy a svátky, což se používá například u nemocí, kdežto u dovolených se nezatrhává.

A jak postupovat v případě, kdy u celodenní absence potřebujete zadat i časy? Přestože toto použití nedoporučujeme, program jej umožňuje. Například pokud pracovník jezdil jeden týden na jiné pracoviště, kde pokaždé pracoval jinou dobu. Doporučenou metodou zadání je jako běžné celodenní absence a pomocí vyjímek s nastaveným kódem absence na 3 určit na každý den požadovaný fond. Ale pokud i tak trváte na zadání časů začátků a konců a vyjímky používat nechcete, je nutné simulovat absenci jako krátkodobou. Viz ukázka zde:

Tímto je dosaženo toho, že program například v pondělí nezapočítá žádnou práci na pracovišti a vše počítá jako služební cestu od 7:00 do 14:00 (čas mezi odchodem na prvním řádku a příchodem na řádku druhém – oba musí mít kód 3). Čas na pracovišti (mezi příchody a odchody) je nulový a čas na služební cestě je mezi prvním odchodem a druhým příchodem podle kódů 3.

Pokud takto potřebujete zadat delší období, zatrhnete položku S časem před kliknutím na Interval a pak stačí zadat jen časy začátku a konce absence s tím, že ostatní doplní program sám.Pozor ale na to, že takto zadanou absenci program ve skutečnosti nevyhodnocuje jako celodenní, ale jako krátkodobé přerušení. To má vliv nejen na počet čerpaných dnů, ale i na způsob uznávání dle kategorií.

Proto se tento způsob zadávání nedoporučuje a používejte raději zadání jako celodenní absence s nastavením uznaných dob pomocí fondů ve výjimkách, má-li být jiná než výchozí nastavení v kategorii. Viz ukázka se stejným výsledkem uznaných časů, ale správným započtením jako celodenních absencí:

Občas se setkáváme s tím, že když chce uživatel zadat do programu, že například u lékaře byl pracovník od 9:00 do 12:00, zadá v editaci docházky přerušení takto:

Pokud jste četli pozorně výše uvedené informace, tak už je Vám jasné, že takové zadání není správné. Programu neříká, že pracovník byl u lékaře od 9:00 do 12:00. Ale program tento zápis chápe tak, že pracovník šel ráno z domu k lékaři, v 9:00 pak od lékaře přišel na pracoviště, kde pracoval až do 12 hodin. Poté opět odešel k lékaři a do práce se od něj už nevrátil. Program tedy tento den vyhodnotí následovně:

Což je vlastně správně. Ale uživatel, který zadávání přerušení nepochopil, považuje fungování programu za chybné. Správně by měl tento den být zadaný jako celodenní absence a pokud nevyhovuje délka uznávání nastavená v kategoriích, tak fond buď v kategorii upravit, nebo „přebít“ zadáním vyjímky – viz příklady v ukázkách na služebních cestách výše.

Uplatňování přestávek na celodenních absencích nastavíte v kategoriích tak, že u každé absence (modré tabulky) buď zatrhnete nebo nezatrhnete položku Uplatňovat přestávky.

U krátkodobých přerušení se za normální situace program zachová tak, že uznanou dobu přerušení připočte k době přítomnosti a podle výsledného času přestávku buď vloží nebo nevloží. Jak ale vidíte na některých příkladech, lze chování přestávek změnit a i když se například půlden dovolené uznává, přesto program přestávku nevložil. To je dáno možností upravit chování algoritmu vkládání přestávek pomocí nastavení v menu Firma / Editace údajů. Například zatržením položky „Odečíst automaticky vloženou přestávku při půldnu dovolené“, ale jsou tam i další konfigurační volby. Podrobné vysvětlení naleznete v samostatné příručce „Nastavení přestávek“, kterou naleznete na instalačním CD docházky ve složce Prirucky.

Automatické doplňování celodenních absencí:

V menu „Kategorie / Absence na volné dny“ je možné nastavit speciální chování programu. To umožní, aby program sám doplnil celodenní absence v případě, kdy pracovník při odchodu z pracoviště zadá nějaký nenulový kód krátkodobého přerušení a poté několik následujících pracovních dní nepřijde do práce a ani nemá v docházce předem nahranou celodenní absenci. Pak program může fungovat tak, že kód u posledního odchodu použije pro nahrání celodenní absence se stejným kódem na všechny následující dny nepřítomnosti. Pro takové fungování je jednak potřeba v tomto menu nastavit, které absence může program sám doplňovat a dále je ještě třeba v nastavení firmy (Firma / Editace údajů) zatrhnout volbu „Automaticky doplňovat celodenní absence“

Toto nastavení má však několik úskalí, kvůli kterým se jeho používání příliš nedoporučuje. Nemusí totiž správně zohlednit to, zda má být kód v den odchodu započtena už jako krátkodobé přerušení. Což může kolidovat zejména s počítáním půldnu dovolených – půlden se totiž odečte i na den odchodu. Dále může dojít k omylu, protože při odchodu např. na půlden dovolené může být další dny pracovník nemocný a podobně.

Dvě krátkodobé absence na celý den:

Může se stát, že pracovník vůbec není celý den na pracovišti a má dvě krátkodobé absence. Například jde ráno z domu k lékaři a poté si na zbytek dne vezme půl den dovolené, aniž by přišel do práce. V tomto případě se tedy jedná o dvě krátkodobé absence (přerušení), ale nejsou čipnuta na terminálu. Takže je potřeba vložit ručně přes editaci docházky záznam tak, že například na 12:00 nahrajeme příchod od lékaře a hned v tu stejnou minutu odchod na dovolenou. V docházce v prohlížení pak bude záznam vypadat následovně:

Na výše uvedeném obrázku je tedy vidět záznam na 8.6.2016 s řešením výše uvedeného případu. Navíc je v nastavení firmy zakázáno vkládání přestávky u půldnu dovolené, takže se na tento den přestávka neuplatní. Samozřejmě započtení časů lze ovlivnit nastavením jednotlivých absencí v kategoriích či vyjímkou docházky.

Absence s omezeným generováním přesčasů:

V menu „Kategorie / Nepřesčasové absence“ je možné nastavit, aby při čerpání přerušení či absence nedošlo k vytvoření přesčasu. Při výchozím nastavení není tento systém aktivní a může dojít k následující situaci:

Pracovník pracuje na pracovišti 6 hodin. Poté odejde k lékaři, kde se mu uznají díky nastavení konce v kategoriích další 3 hodiny. Celkem je tedy tento den uznáno 9 hodin (případně při zapnutém uplatnění přestávek je uznáno 8:30). Pokud má v základních parametrech kategorie nastavený pracovní fond 8 hodin, vznikne mu vlastně 1 hodina přesčasu. Takže přestože na pracovišti odpracoval pouze 6 hodin, má jednu hodinu přesčas, který pak může třeba čerpat náhradním volnem nebo by mu mohl být proplacen. Pokud se Vám tato situace nelíbí, je možné využít právě tento modul a nastavit, potlačení tohoto přesčasu:

Jak je vidět z obrázku výše, nestačí jen zatrhnout, u kterých absencí chcete generování přesčasu zakázat, ale je třeba ještě v nastavení firmy (Firma / Editace údajů) celý systém aktivovat položkou “Uznávaná absence (přerušení) nevytvoří přesčas“ a případně i „Přesčas nevytvoří ani celodenní absence“. První položka má vliv na krátkodobá přerušení, druhá i na celodenní absence. Viz další nápověda i přímo v programu.

Změna nastavení výpočtu absence (kategorie) platná až od určitého data

Pokud potřebujete změnit nastavení některého parametru v kategoriích tak, aby původní období zůstalo bez změny a úprava se projevila až od určitého data, je toto přehledně i s ukázkami popsáno v příručce Nastavení směn v menu „Firma / Návody PDF“ ve spodní části nazvané „Využití plovoucí kategorie při změně úvazku (kategorie) nesměného pracovníka.“

Zahrnování časů krátkodobých přerušení do nároku na stravenku:

Při vyhodnocování výsledovky a dalších sestav (výkaz, přehledka, exporty atd.) je možné nastavit nároky na stravenky a ceny, pokud pracovník odpracuje určitou délku denní pracovní doby. Tento systém je možné využívat například na vyplácení příspěvku na obědy, když odpracuje např. 6 a více hodin. Standardně se zohledňuje jen doba na pracovišti. Takže když je pracovník například v práci jen 5 hodin a pak je 3 hodiny u lékaře, tak příspěvek na tento den nemá. V některých firmách ale chtějí určitá krátkodobá přerušení do nároku zahrnout. Nemusí se jednat přímo o lékaře, ale mají třeba speciální kód přerušení pro práci na jiném pracovišti a podobně. Pak je možné v menu „Kategorie / Absence do stravenek“ nastavit, která krátkodobá přerušení mají být do nároku zahrnuta. Jejich čerpaná doba je pak připočtena k době odpracované na pracovišti a až výsledný součet je posuzován pro vznik nároku na stravenku.

Podrobné vyhodnocení přerušení a absencí:

V menu Ostatní / Absence je možné detailně vypsat uznávané absence určitých zaměstnanců ve zvoleném období. Většinou se tento modul používá pro podrobné zobrazení stravného služebních cest (viz informace o několik stránek zpět), ale je možné jej použít i pro jakýkoli jiný kód přerušení a absencí.

Denní vyhodnocení je možné vypsat i jako součást výpisu kontrolního listu jako u prohlížení docházky, což naleznete v menu Ostatní / Výpis s absencemi

Souhrnné vyhodnocení je pak na výsledovce, výkaze, přehledce a dalších sumárních sestavách.

Dále v menu Ostatní / Kontrola naleznete modrý formulář „Statistika příchodů a odchodů“, pomocí něhož lze dohledat, kteří pracovníci v zadaném období čerpali určitý kód přerušení či absence.

V menu Ostatní také naleznete sestavu Souhrn docházky. Jedná se o jakousi čárkovačku přítomností a nepřítomností, která sumárně za zvolený měsíc zobrazí rychlý náhled stavu docházky zaměstnanců. Standardně je u dnů zobrazen kód pouze při celodenní absenci. Ale v menu „Firma / Délky absencí“ je možné nastavit, aby se v souhrnu zobrazil i kód krátkodobého přerušení, jehož na tento den uznaná doba překročí určitý čas. Tento kód je pak zobrazen nakloněným písmem, aby byl rozeznatelný od absence celodenní.

Poznámka k vyjímkám docházky:

Pokud chcete například u celodenní absence změnit jak délku započítané doby absence na jinou než udává nastavení v kategoriích, tak i klasický denní fond pracovní doby stejného dne, založíte na tento den vyjímky dvě. První pro kód absence 0 (nula – žádná), čímž nastavíte denní pracovní fond na požadovanou hodnotu. Druhou vyjímku stejnému pracovníkovi na stejný den pro nenulový kód absence (1 až 20), čímž určíte započtenou délku této absence. Takto lze například zajistit, že pracovníkovi nebude započítán žádný přesčas tím, že sladíte vyjímku pro fond absence s vyjímkou fondu pracovní doby. Tato funkcionalita byla do docházkového systému přidaná ve verzi 6.71.

Doplnění dalších kódů absencí

Pokud chcete do programu doplnit další kódy přerušení a absencí, které v něm ještě nejsou a chybí vám, stačí v menu „Kategorie / Editace kategorií“ doplnit názvy do tabulek pro absence s kódy 12 a výše. Význam absencí v tabulkách 1 až 11 nedoporučujeme měnit, protože systém podle kódu provádí další zpracování - výpočty čerpání dovolené, proplácení služebních cest, nároků na proplácení nemocenských, vyhodnocení čerpaných přestávek atd. atd. Absence s kódem 20 může být aktivovaná jako Pohotovost v nastavení firmy, takže volné jsou kódy 12 až 19, tedy celkem 8 kódů. Stačí do jejich tabulek doplnit název (doporučujeme krátký jedno nebo dvou slovný), nastavit uznávaný rozsah při čerpání krátkodobého přerušení v průběhu pracovní doby v den přítomnosti (položky začátek, konec, max.délka) a celodenní uznávané nároky (položka fond plus případné uplatňování přestávek). Používáte-li více kategorií, pak se samozřejmě doporučuje novou absenci zadat pod stejným názvem a kódem i do všech ostatních kategorií (šablon norem či směn). A které absence může být vhodné doplnit? Doporučujeme vložit alespoň pod jedním společným kódem uznávání jiné důležité osobní překážky v práci (např. rodinné události jako je pohřeb, svatba, rehabilitace, účast otce při porodu). Dále dlouhodobé ošetřovné a případně i otcovskou poporodní péči. Nebo pokud je nepotřebujete rozlišovat názvem či nastavením rozsahů uznávání, lze je sloučit pod stávající kód 9 nazvaný Omluvená absence, upravit její uznávání a přesný význam evidovat v programu pomocí pole pro Poznámku.

Viz ukázka vložení omluvené absence v případě pohřbu jako omluvené absence přes editaci docházky včetně upřesňující poznámky na obrázku výše a následné zobrazení této absence na výpise v prohlížení docházky na obrázku níže.

Uznanou dobu v potřebném rozsahu lze nastavit buď přímo v editaci kategorií, nebo přes vyjímku docházky konkrétnímu pracovníkovi na zvolený den a v požadované délce.

Ostatní globální nastavení absencí a přerušení:

V nastavení firmy v menu Firma / Editace údajů je několik položek, které ovlivňují chování programu co se absencí a přerušení týče. Některé z nich již byly na předchozích stránkách uvedeny. Podrobnou nápovědu k nim naleznete přes ikonu modrého otazníku ve spodní části.

Zde tedy pouze stručný přehled těchto voleb:

• Podpora pohotovosti (abs. 20)

• V souhrnné sestavě zohlednit krátké absence

• Automaticky doplňovat celodenní absence

• Povolit "půldny" dovolené

• Ořezávání a posouvání neaplikovat na krátkodobé absence

• Sumář dovolené počítat od počátku roku do: Konce roku / Dneška

• Odečíst automaticky vloženou přestávku při půldnu dovolené

• Potlačovat přestávku i u krátkodobých abs. s vypnutým uplatňováním přest.

• Tři volitelné absence na kontrolním listě vypisovat i v hodinách

• Zohlednit přítomnost na pracovišti i při celodenní absenci

• Uznávaná absence (přerušení) nevytvoří přesčas

• Přesčas nevytvoří ani celodenní absence

• Nemoc (abs.2) proplácena od / do

Novinky vyšších verzí:

Od verze 6.70 administrátorovi přibyla možnost rychlého vyvolání editace přímo z prohlížení docházky. Když si v menu Zaměstnanci / Prohlížení docházky zobrazuje docházku pracovníků, tak při přejíždění myší přes jednotlivé řádky dní s docházkou uvidí vedle načipovaných časů příchodů a odchody novou malou ikonu tužky.

Pokud na tuto ikonu klikne, hned se mu zobrazí zvolený den s docházkou vybraného zaměstnance k editaci. Lze tak tedy velice rychle opravovat špatně načipovanou docházku i přidávat nové záznamy a to jak příchodů, odchodů a přerušení, tak dokonce i celodenních absencí.

Po opravě a potvrzení záznamu v editaci se jedním klikem na tlačítko Výpis docházky přesune zpět na prohlížení zvoleného zaměstnance a období, kde jsou změny z editace hned promítnuté a pro rychlou orientaci označené malou blikající hvězdičkou (po najetí myší zmizí).

Od verze 6.80 přibyla v programu možnost rychlého zjištění všech celodenních absencí konkrétního zaměstnance v celém vybraném roce. Takže lze přehledně zobrazit dny čerpání. Sestavu má administrátor dostupnou v menu Ostatní / Absence / Roční přehled celodenních absencí za pracovníka. Ostatní zaměstnanci, kteří mají právo prohlížení docházky vyšší než jen na sebe, jí mají v menu Ostatní / Absence v roce.

Ve verzi 7.26 přibyla administrátorovi možnost přímo z prohlížení docházky rychle změnit parametry pro výpočet uznané doby, přesčasu a započítávání absencí. Pokud administrátor prohlíží docházku přes ikonu lupy dostupnou v levém horním pásu ikon, nebo přes menu Zaměstnanci / Prohlížení docházky, zobrazuje se mu při najetí myší na jednotlivé řádky dní načipované docházky nová malá ikonka "listu nastavení" průběžně zobrazovaná mezi sloupci pro odpracovanou dobu a pro přesčas.

Kliknutím na ní se rychle dostane do nové přehledné konfigurace zobrazující nastavení rozsahů uznávané pracovní doby (začátek a konec pohyblivé), denního fondu pracovní doby, max. počtu přestávek, započítávání přesčasu, omezení maximální délky denní pracovní doby, rozsahů uznávání jednotlivých načipovaných absencí či přerušení a max. délky uznané absence. Všechna nastavení jsou načtena z platné kategorie, kterou má pracovník na tento den nastavenou, nebo pokud má vyjímku docházky, tak z nastavení této vyjímky.

Všechny položky můžete rovnou upravit a tím změnit rozsah započítávané pracovní doby, výše přesčasu, uznávání absencí či přerušení. Změnou se založí vyjímka docházky a vše se přímo projeví na přepočtených údajích uznané pracovní doby a přesčasu, takže průběžně hned vidíte, jaký má úprava parametrů na skutečně vypočtené údaje vliv. Vyjímku lze rovnou zde dále upravovat, případně jí smazat, čímž se načte původní nastavení z kategorie. V nastavení absencí se zobrazují konfigurační tabulky parametrů jen pro ty kódy, které má pracovník tento den skutečně načipované.

Pokud tedy potřebujete při kontrole docházky u konkrétního dne rychle změnit vypočtené údaje, nebo jen zjistit hlavní parametry ovlivňující výpočty, lze vše zařídit bez nutnosti přecházení do jiného menu programu.

Od verze 7.33 přibyl v administrátorském menu Kategorie nový modul Příplatkové absence. Ten nahrazuje původní konfigurační položku "Započítat služební cestu do vyhodnocení noční, odpolední, víkendů a svátků" v nastavení firmy z verze 7.29, která byla tímto zrušena. Nový modul Kategorie / Příplatkové absence přebírá její funkci a navíc umožňuje kromě služební cesty vybrat i libovolné další kódy přerušení a absencí, které se mají do příplatkové doby nočních, odpoledních, víkendů a svátků započítávat. Takže pokud máte samostatný kód například pro zahraniční služební cesty, montáže či jiné kódy přerušení, které de facto znamenají výkon práce mimo pracoviště, můžete nyní do příplatků zahrnout i je a na sestavách jako je Výkaz, Výsledovka, Přehledka, Výpis s absencemi, Sestava OIP atd. již bude nastavení také zohledněno.

Od verze 7.63 se na výpise měsíčního kontrolního listu docházky (např. v Zaměstnanci / Prohlížení docházky) za jiný než aktuální rok zobrazuje alespoň zkrácená tabulka přehledu čerpání dovolených. V předchozích verzích se tabulka za starší než aktuální rok nezobrazovala vůbec. Nyní se zobrazují v prohlížení docházky informace o čerpání dovolené (ve dnech i případně v hodinách) a pokud se jedná o rok loňský, tak i kolik dní dovolené bylo převedeno do letošního roku (byl-li již převod spuštěn).

Od verze 7.71 lze již při vkládání celodenní absence ručně přes editaci docházky nastavit délku fondu absence, která bude započtena jako uznaná pracovní doba. Pokud tedy chcete například při vkládání celodenní služební cesty rovnou zadat její uznanou délku, která je jiná než doba přednastavená fondem v kategoriích, stačí v konfiguraci programu v menu "Firma / Editace údajů" povolit novou konfigurační volbu "U editace docházky povolit zadání fondu při vkládání celodenní absence" a nastavení uložit. Poté již bude při vkládání celodenní absence přes editaci docházky úplně dole v části pro vložení celodenní absence dostupné nové políčko "Fond", do kterého požadovanou délku uznané doby absence zadáte.

Program tím automaticky založí vyjímku uznávání absence nastavenou na tuto délku a není tedy nutné vkládat vyjímku zvl᚝ ručně. Pokud délku absence měnit nechcete a má se použít výchozí nastavená v kategoriích, necháte políčko "Fond" prázdné a vyjímka se nezaloží.

Pokud je v nastavení firmy vypnutá položka ...(ajax), načte program po nastavení datumu a typu absence sám výchozí hodnotu fondu z výchozí kategorie pracovníka či rozpisu směn (nebo z kategorie např. 1 u automatických kategorií).

Pokud není povolení zadání fondu v konfiguraci firmy zapnuto, zobrazuje se doba fondu absence alespoň informačně bez možnosti ruční úpravy její délky a za písmenem K pak i číslo kategorie (směny).

Od verze 7.75 je v menu "Firma / Terminály BM-Finger" dostupné nové tlačítko "Předvolby časů pro kódy přerušení". Pomocí této nové funkce lze nastavit, že například odchody v pondělí až pátek čipnuté na terminálu v čase mezi 11:00 až 12:00 budou odchodem na přestávku. Takže pokud máte terminál, který neumožňuje definovat kódy přerušení a absencí pomocí funkčních kláves (např. terminál BM-F108), tak i přesto lze zajistit, že systém nahraje odchod na oběd, když čipnutí vyhoví zde nastaveným podmínkám. Podmínky lze kombinovat podle několika kriterií:
- podle stanoviště, tedy například budou platné jen pro terminál na vrátnici ale už ne pro terminál v serverovně.
- podle typu identifikace, například jen pro odchody a nikoli pro příchody či opačně.
- podle dne v týdnu, například jen pracovní dny ale ne víkendy.
- podle intervalu časů, např. od 10:50 do 12:10

Nejlépe vyhovující podmínka konkrétnímu čipnutí nastaví kód přerušení podle hodnoty položky Abs. (absence).

Vše lze kombinovat a samozřejmě vkládat postupně další a další záznamy, takže pro terminál na jedné pobočce mohou platit jiná pravidla než pro jiný terminál nebo terminál na centrále. Každá omezující podmínka může být ponechána bez přesné specifikace (nap. akce platná pro všechny terminály, libovolný typ pohybu a den týdne). Program postupně prochází podmínky od těch obecnějších až po ty přesněji specifikované a nejblíže vyhovující každé konkrétní identifikaci. Takže podmínka s určením dne v týdnu a terminálu má přednost před obecnou podmínkou platnou pro všechny terminály a dny týdne.

Například na obrázku výše se budou všechna čipnutí příchodu či odchodu provedená v libovolný den z libovolného terminálu převádět na služební cestu. Ale pokud bude na terminálu u hlavního vchodu provedeno čipnutí odchodu mezi 11:00 až 11:59, nebude převedeno na služební cestu, ale bude převedeno na odchod na přestávku (oběd). Program tedy dá přednost spodní podmínce, která je pro určité čipnutí přesněji specifikovaná před obecnější vrchní podmínkou.

Podmínky lze aplikovat i na terminály, které pomocí funkčních kláves umí specifikovat typ přerušení. Pak se uplatní jen v případě, kdy pracovník nezvolil při čipování žádný kód přerušení či absence. Nechal jej tedy nulový - klasický příchod či odchod. Pokud nějaký typ přerušení zvolí, např. služební cestu, bude ponechán tento pracovníkem navolený kód přerušení a podmínky nebudou zohledněny. Volba provedená zaměstnancem má tedy přednost.
Tato nová funkce je dostupná nejen pro terminály BM-Finger připojené po síti LAN, ale i pokud nahráváte data pomocí USB flash disku, importujete data pomocí souborů z jiných systémů v menu "Zaměstnanci / Editace docházky / Import dat ostatní", nebo ještě používáte starý typ terminálů BM-Term napojených na řídící jednotku BM-RJ02, tedy starý terminálový rozvod BM-Net.

Od verze 7.77 přibyla v programu možnost vyhodnocení stravného u zahraničních služebních cest. Vše je popsáno výše u absence 3, kde byl návod původně pouze k českým služebním cestám a od verze 7.77 byl doplněn i o informace ke služebním cestám zahraničním včetně schopnosti správně počítat stravné i při souběhu české a zahraniční cesty v jeden den dle paragrafu 170 Zákoníku práce. Navíc je nově možné v modulu mezd v menu "Ostatní / Mzdy" spočítat i mzdu za vyslání zaměstnance do zahraničí. Kdy například u řidičů nákladní dopravy, kteří jedou do Rakouska, musí zaměstnavatel doložit, že za dobu práce v Rakousku obdržel zaměstnanec minimální zahraniční mzdu. Ta je odvozena od doby v zahraničí strávené, minimální mzdy platné v této zemi pro tuto profesi a například u řidičů nákladní dopravy dále i dle délky praxe a počtu náprav vozidla. Takže jinou částku minimální mzdy má v Rakousku stanovenou řidič tří a více nápravového vozidla s délkou praxe do 5 let a jinou minimální zahraniční mzdu má řidič stejného vozidla s délkou praxe 20 let a více. Protože program dokáže zjistit kurz měny na každý den, dále má tabulku států a měn, umí z načipované docházky spočítat délku práce v zahraničí, stačí pro jednotlivé pracovníky nebo skupiny pracovníků nastavit výši této minimální zahraniční mzdy dle vykonávané práce (kódu absence zahraniční cesty) a program pak v modulu mezd uvádí i částku mzdového příplatku za toto vyslání do zahraničí.

Sazby minimální zahraniční mzdy nastavíte v menu "Ostatní / Mzdy / Nastavení sazeb", kde k jednotlivým zahraničním cestám ve spodní tabulce uvedete hodinové sazby v měně konkrétního státu.

Výše sazeb si stanovuje každá země sama. Například pro Rakousko najdete informace i v češtině na webu http://www.entsendeplattform.at/ ale požadavek na dodržení minimální mzdy vyslaných pracovníků se týká i dalších zemí jako je Francie, Německo, Itálie, Holandsko atd. Program měny a jména států načítá z menu "Firma / Sazby sl.cest / Přidělení kódů absencí zahraničním sl.cestám".

Protože šablon sazeb může být neomezené množství, můžete si vytvořit tolik šablon sazeb, kolik máte zaměstnanců, pojmenovat je podle lidí a nastavit v nich odpovídající částky k práci v jednotlivých zemích. Tím například u řidičů zohledníte délku praxe, protože každému řidiči můžete nastavit pro jednotlivé státy jeho vlastní sazby. Pokud budete mít podle kódu absence služební cesty rozlišeny i například počty náprav vozidel, lze nakombinovat i zadání řidič - vozidlo - praxe - stát. Poté tyto šablony sazeb přidělíte zaměstnancům v menu "Ostatní / Mzdy / Sazby zaměstnanců".

Samotné vyhodnocení mzdy zaměstnanců vyslaných do zahraničí se pak provádí v menu "Ostatní / Mzdy", kde vyberete pracovníka (nebo celé oddělení či všechny) a spustíte výpočet pro požadované období. Program pak podle načipované docházky ví, kolik hodin zaměstnanec ve které zemi strávil, podle státu zná měnu, podle data každé cesty stáhne z webu ČNB kurz této měny na konkrétní den cesty a správně spočítá sazbu mzdy za vyslání do zahraničí převedenou na Kč.

Na výše uvedeném příkladu je vidět jednak šipkou označené vyhodnocení mzdy za vyslání zaměstnance do zahraničí v buňkách Zahraniční mzda Rakousko a Zahraniční mzda Německo. Dále pak vyhodnocení příplatku na stravné, které je sečteno jak za zahraniční tak za české služební cesty ve společné buňce Náhrady na cestovné. Podrobně je nastavení pro výpočet náhrad na služebních cestách popsaný v první části této příručky v bodě 3-Služební cesty. Pokud byste chtěli vidět podrobně podle dní rozepsané částky náhrad na stravné služebních cest, lze je nechat vyhodnotit a zobrazit v menu „Ostatní / Absence / Vyhodnotit víc absencí najednou“ (nezatrhávat položku Jen pevná).

Jen je nutné si uvědomit, že náhrady na zahraniční stravné se počítají jinak než zahraniční mzda. Ta je odvozena čistě od doby v zahraničí strávené, kdežto nárok na stravné se počítá podle paragrafu 170 Zákoníku práce, vzniká až od určité výše této doby a je déle kombinován s případnou českou služební cestou.

Od verze 7.78 se výše zahraniční mzdy za zahraniční služební cestu zobrazuje i v sestavě „Výpis s absencemi“ dostupné např. v menu „Zaměstnanci / Prohlížení docházky“. A to ve spodní sumární tabulce, kde se buňka pro konkrétní cestu rozdělí na dvě části.

V horní části je jako doposud počet hodin a výše náhrady na stravné. Ve spodní části je pak za zkratkou
Z.mzda uvedena výše zahraniční mzdy spočtená dle délek jednotlivých cest, kurzů měn pro dané země v jednotlivé dny a výše hodinové sazby nastavené v menu Ostatní / Mzdy / Nastavení sazeb. Konkrétní šablona se sazbami se zaměstnanci přiděluje v menu Ostatní / Mzdy / Sazby zaměstnanců.

Vše tedy souvisí s popisem k verzi 7.77 uvedeném na předchozích stranách s tím, že výše zahraniční mzdy se nově zobrazuje nejen ve vyhodnocení v modulu Ostatní / Mzdy, ale i v sestavě Zaměstnanci / Prohlížení docházky / Výpis s absencemi. Data se načítají asynchronně, takže pokud je v menu Firma / Editace údajů zatržena položka „Nezobrazovat uznanou dobu v editaci docházky, přehledu přítomnosti, vyjímkách atd. (ajax)“, zakáže se systému asynchronních přenosů a zahraniční mzda se zobrazovat nebude.

Od verze 7.82 lze v nastavení firmy nastavovat položku „Na sumářích nezobrazovat informační délku neuznávaných absencí dle pevné prac. doby“. Pokud je povolena, zobrazí se na sestavách, které vypisují mimo jiné i délky čerpaných absencí (výsledovka, výkaz, přehledka, vyhodnocení absencí, exporty do mezd, uniexport a podobně) i pravděpodobná doba čerpání neuznávané absence dle pevné pracovní doby nastavené v kategoriích (není-li nulová), pokud je neuznávaná absence čipnuta na konci či začátku pracovní doby (u prvního příchodu nebo posledního odchodu tento den).

Například na této ukázce výše pracovník odešel v 11:12 na náhradní volno, ze kterého se již nevrátil a pevná pracovní doba je nastavena na interval 7:00 až 13:00. Proto je u absence uveden čas 1:48 i když skutečná doba k nadpracování přesčasem pro splnění fondu je 2:48, což je uvedeno ve sloupečku pro přesčas.

Obdobně je to s prvním příchodem z neuznávané absence, kde program pro tuto absenci zobrazí dobu mezi začátkem pevné pracovní doby (nastaveným v kategorii a je-li nenulový) a tímto prvním příchodem. Takže pokud je začátek pevné nastavený na 7:00 a pracovník má první čipnutý příchod v 8:11 s kódem 9 pro omluvenou absenci (příp. jinou neuznávanou absenci nastavenou začátkem i koncem na 0:00), je např. na výkaze ve sloupečku absencí uvedena čerpaná délka 1:11 (od začátku pevné v 7:00 do příchodu z neuznávané absence v 8:11). Viz ukázka níže.

Jedná se pouze o informační časy bez vlivu na výpočet, ale pokud nevíte, že tomu tak je, mohou nezkušeného uživatele uvést v omyl - myslel by si, že doba má být uznaná či dokonce proplacená. Proto lze zatržením položky „Na sumářích nezobrazovat informační délku neuznávaných absencí dle pevné prac. doby“ v nastavení firmy takové chování zakázat a program pak u neuznávaných absencí tuto informační délku neuvádí. Nepřenáší se ani do sestav, ani do exportů atd. Nastavení platí pro případ neuznávané absence na začátku či konci pracovní doby a při nastavené nenulové délce pevné pracovní doby v základních parametrech kategorie zaměstnance. Poté např. pro druhý případ s příchodem bude na výkaze toto:

Nastavení se netýká jen prvního příchodu a posledního odchodu tento den, ale i neuznávaných absencí čerpaných v průběhu pracovní doby mezi dvěma seancemi (přítomnostmi). Pokud je položka vypnutá, je zobrazena délka takové absence v průběhu pracovní dob. Viz ukázka:

Zde zobrazená délka není odvozena od pevné pracovní doby, takže se nejedná o odhad, ale o přesný údaj, protože začátek i konec čerpání absence je jasně stanoven odchodem a následným příchodem. Nemělo by tedy dojít k mylnému výkladu uvedené doby. Ale pokud v nastavení konfigurace firmy položku zapnete, nebude uvedena ani tato délka neuznávané absence v průběhu dne. Viz tato ukázka:

Nastavení nemá vliv na uznávané absence, tedy takové, které mají v nastavení kategorie nenulový konec. Takže pokud by pracovník čerpal kromě náhradního volna ještě navíc i uznávanou služební cestu, bude služební cesta zobrazena vždy.

Na výše uvedeném příkladě je položka v nastavení firmy zapnutá, takže náhradní volno se nezobrazuje, ale služební cesta ano, protože ta je uznávanou absencí.

Nastavení nemá vliv pouze na sestavu výkaz, ze které pocházejí výše uvedené ukázky, ale na některé další sestavy, které umí vypsat délku čerpané doby absence. Tedy i výsledovku, přehledku, výpis s absencemi, exporty a podobně. Údaj o délce neuznávané absence se však nezobrazuje a ani nikdy nezobrazoval na sestavách jako je výpis v prohlížení docházky, stručná měsíční docházka, výpis grafický, lístek docházky.

Od verze 7.86 je možné aktivovat funkci schvalování celodenních absencí v menu „Kategorie / Schvalování absencí“ kde se nastaví, jaké kódy celodenních absencí vložených běžným pracovníkem přes uživatelské menu bude nutné schvalovat nadřízeným či personalistou, případně administrátorem. Viz podrobný popis výše v polovině tohoto návodu na stránce nadepsané Schvalování celodenních absencí.

Schvalovat může jak administrátor či personalista, tak svým podřízeným i všichni pracovníci s právem editace docházky, kterým se seznam absencí ke schválení zobrazí v jejich uživatelském menu v horní zelené části Editace. Vložení žádosti o absenci běžným zaměstnancem i její schválení či zamítnutí je logováno a lze je dohledat v historii oprav.

Nově se informace o absencích zobrazuje i v modulech pro plánování směn, takže pokud si pracovníci nahrávají celodenní absence dopředu (například dovolené, nemoci a podobně), máte při plánování směn přehled o tom, kdo má na který den nahranou nějakou celodenní absenci.

Schválené absence jsou zobrazeny ikonou se zeleným křížkem, neschválené pak ikonou s křížkem červeným. Po najetí myši na ikonu se zobrazí informace o tom, jaká absence je na tento konkrétní den nahraná. Na obrázku výše je tedy vidět, že na 20.2. má pan Adamec nahranou dovolenou, která ještě nebyla schválená.